Vzhledem k tomu, že nikdo z nás nepracuje nonstop, je rozumné aktivovat automatické odpovědi, které upozorní ty, kdo se vás snaží kontaktovat.
Funkce „Mimo kancelář“ v Outlooku umožňuje nastavit automatické vzkazy, když nejste k dispozici pro okamžitou reakci na e-maily. Tím se odesílatel ihned dozví o vaší nepřítomnosti.
Tuto funkci můžete využít z mnoha důvodů, ať už jste na nemocenské, čerpáte dovolenou, nebo se z jiných příčin zdržujete mimo pracoviště.
Pokud se vám zdá tato možnost užitečná, pojďme se podívat, jak automatické odpovědi v Outlooku nastavit.
Existuje několik cest, jak to provést, a přesný postup se liší v závislosti na zařízení, které používáte. Postupujte proto podle jedné z níže uvedených metod, která je pro vás relevantní.
Použití možnosti Automatické odpovědi
Toto je pravděpodobně nejjednodušší způsob. Zde je postup krok za krokem:
Krok 1: Přihlaste se ke svému Outlook účtu.
Krok 2: V levém horním rohu klikněte na „Soubor“.
Krok 3: Vyberte možnost Automatické odpovědi (Mimo kancelář).
Krok 4: Zaškrtněte políčko „Odeslat automatické odpovědi“.
Krok 5: Do textového pole vložte zprávu, kterou chcete odeslat všem, kdo se vás pokusí kontaktovat.
Dávejte pozor, aby zpráva byla formulována univerzálně, protože nikdy nevíte, kdo vám zrovna píše.
Krok 6: Můžete se rozhodnout, zda se má automatická odpověď odesílat hned, nebo zvolit časový úsek pro její aktivitu. Pro nastavení časového rozmezí vyberte „Odesílat pouze během tohoto časového rozsahu“ a zadejte požadované datum a čas.
Krok 7: Máte možnost vytvořit dva odlišné texty. Jeden pro uživatele v rámci vaší organizace a druhý pro všechny ostatní.
Jakmile vše dokončíte, klikněte na „OK“ a je hotovo.
Použití pravidel a šablon
Ne každý Outlook účet podporuje funkci automatických odpovědí (mimo kancelář). Pokud ji ve svém účtu nevidíte, s největší pravděpodobností tato funkce pro váš účet není dostupná.
Naštěstí existuje alternativní metoda nastavení automatických odpovědí pomocí pravidel a šablon.
Zde je postup:
Krok 1: Nejprve musíte vytvořit šablonu. V Outlooku vytvořte novou zprávu. Vyplňte všechny potřebné údaje, včetně předmětu a obsahu zprávy.
Pamatujte, že obsah zprávy bude tvořit automatickou odpověď odesílanou všem, kteří vám pošlou e-mail.
Krok 2: Po dokončení přejděte na kartu Soubor a klikněte na Uložit jako. V dialogovém okně Uložit jako pojmenujte šablonu a v rozbalovací nabídce Uložit jako typ zvolte Šablona aplikace Outlook (*.oft). Nakonec klikněte na Uložit.
Krok 3: Nyní použijeme šablonu a vytvoříme pravidlo pro automatické odpovědi. V Outlooku klikněte na Informace a pak na „Pravidla a upozornění“.
Krok 4: Po otevření okna Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko „Nové pravidlo…“.
Krok 5: Ze seznamu možností vyberte „Použít pravidlo pro zprávy, které dostávám“ a kliknutím na tlačítko Další vytvořte nové pravidlo pro automatické odpovědi.
Krok 6: Nyní se zobrazí podmínky pro automatické odpovědi. Pole Krok 1 a Krok 2 nechte beze změny, protože chceme reagovat na všechny příchozí zprávy. Následně klikněte na tlačítko Další.
Krok 7: Klikněte na „Ano“, pokud se zobrazí dotaz, zda chcete toto pravidlo použít na všechny zprávy.
Krok 8: Zobrazí se obrazovka, která vypadá podobně jako tato. Vyberte z možností v kroku 1 „odpovědět pomocí konkrétní šablony“ a pak v kroku 2 klikněte na text „konkrétní šablona“. Otevře se nové pole, kde si můžete vybrat šablonu, kterou jste vytvořili dříve.
V okně „Vybrat šablonu pro odpověď“ zvolte v sekci Hledat „Uživatelské šablony v souborovém systému“.
Krok 9: Klikněte na Procházet, vyberte šablonu z počítače a otevřete ji.
Krok 10: V tomto kroku se vás systém zeptá, zda chcete použít nějaké výjimky. Vyberte ty, které chcete aplikovat, a klikněte na Další.
Nakonec pojmenujte pravidlo a kliknutím na Dokončit proces dokončete. Nyní, když vám někdo pošle e-mail v době vaší nepřítomnosti, automaticky se odešle odpověď ze šablony, kterou jste vytvořili.
Na počítači
Kroky pro nastavení automatických odpovědí na počítači jsou v podstatě stejné jako v prohlížeči. Zde je návod:
Krok 1: Spusťte aplikaci Outlook na svém počítači se systémem Windows.
Krok 2: Přejděte do Soubor > Automatické odpovědi. Pokud máte Outlook 2007, musíte jít do Nástroje > Asistent pro práci mimo kancelář.
Krok 3: V okně Automatické odpovědi vyberte „Odeslat automatické odpovědi“.
Krok 4: Po otevření okna zprávy vyberte, zda chcete, aby automatická odpověď byla doručena uživatelům ve vaší organizaci nebo mimo ni. Poté napište zprávu.
Po dokončení klikněte na „OK“ pro potvrzení.
V aplikaci pro iPhone
Nastavení automatických odpovědí na iPhonu je velmi rychlé. Postupujte podle následujících kroků:
Krok 1: Otevřete aplikaci Outlook a přejděte do Nastavení > Pošta.
Krok 2: Vyberte konkrétní Outlook účet.
Krok 3: Zapněte automatické odpovědi, pokud nejsou ve výchozím stavu aktivovány.
Můžete také rozhodnout, zda chcete odeslat zprávu všem nebo jen lidem v organizaci. Poté klikněte na zaškrtnutí a je hotovo.
Přečtěte si také: Jak přidat kalendář do Outlooku
V aplikaci pro Android
Podobně jako na iPhonu, zde jsou kroky pro nastavení automatických odpovědí v aplikaci Outlook pro Android.
Krok 1: Otevřete aplikaci a klikněte na ikonu Nastavení.
Krok 2: Vyberte konkrétní Outlook účet.
Krok 3: Klikněte na Automatické odpovědi.
Krok 4: Zapněte možnost Automatické odpovědi.
Po aktivaci se zobrazí možnosti pro vložení zprávy, nastavení odesílání všem, nebo pouze vybraným a podobně.
Vyberte potřebné možnosti a nakonec klikněte na ikonu zaškrtnutí.
Závěrem
I když jste mimo kancelář a odpočíváte, je normální, že přemýšlíte o těch, kteří se vás snaží kontaktovat.
S funkcí automatických odpovědí (Mimo kancelář) v Outlooku se nemusíte ničeho obávat, protože o vaší nepřítomnosti budou všichni informováni.
Podívejte se také na tyto aplikace pro správu a čištění vaší e-mailové schránky.