Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Excel vizualizuje záporné hodnoty s předponou v podobě znaménka mínus. Pro lepší přehlednost a snadnější identifikaci záporných čísel je však vhodné použít odlišné formátování. Pokud vám toto standardní nastavení nevyhovuje, Excel vám nabízí několik alternativních způsobů, jak záporná čísla zobrazovat.
Excel disponuje několika integrovanými styly pro vizualizaci záporných čísel a rovněž umožňuje uživatelské nastavení. Pojďme si je blíže prohlédnout.
Změna na jiný vestavěný styl pro záporná čísla
Důležité je podotknout, že dostupné integrované možnosti zobrazení se v Excelu mohou lišit v závislosti na regionálním a jazykovém nastavení vašeho operačního systému.
Uživatelům ve Spojených státech amerických nabízí Excel tyto základní varianty pro zobrazení záporných čísel:
- Černou barvou s použitím znaménka mínus
- Červenou barvou
- V kulatých závorkách (možnost volby červené nebo černé barvy)
V zemích jako Spojené království a v mnoha dalších evropských státech máte obvykle možnost nastavit zobrazení záporných čísel černou nebo červenou barvou, s použitím nebo bez znaménka mínus (v obou barvách), nicméně nemáte k dispozici možnost použití závorek. Více informací o těchto regionálních odlišnostech najdete na webu společnosti Microsoft.
Nicméně, ať už se nacházíte kdekoli, máte možnost přidat další varianty úpravou formátu čísla, na což se zaměříme v dalším odstavci.
Pro změnu na jiný zabudovaný formát klikněte pravým tlačítkem myši na vybranou buňku (nebo skupinu buněk) a zvolte možnost „Formát buněk“. Alternativně můžete stisknout klávesovou zkratku Ctrl+1.
V zobrazeném okně „Formát buněk“ přejděte na záložku „Číslo“. V levé části vyberte kategorii „Číslo“. V pravé části vyberte ze seznamu „Záporná čísla“ preferovanou možnost a potvrďte tlačítkem „OK“.
Je třeba poznamenat, že obrázek níže zobrazuje varianty dostupné pro uživatele v USA. V následující sekci se budeme věnovat vytváření vlastních formátů, takže se nemusíte obávat, pokud zde nenajdete to, co potřebujete.
V tomto konkrétním případě jsme se rozhodli zobrazovat záporné hodnoty červenou barvou v závorkách.
Toto vizuální zpracování je mnohem lépe rozpoznatelné než standardní výchozí nastavení Excelu.
Vytvoření vlastního formátu pro záporná čísla
V Excelu máte možnost vytvářet vlastní formáty pro zobrazení čísel. To vám poskytuje naprostou kontrolu nad způsobem, jakým jsou vaše data prezentována.
Začněte kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétní buňku (nebo skupinu buněk) a zvolte možnost „Formát buněk“. Stejně tak můžete použít klávesovou zkratku Ctrl+1.
V okně, které se zobrazí, vyberte na kartě „Číslo“ kategorii „Vlastní“ v levé části.
V pravé části se objeví seznam různých vlastních formátů. Na první pohled to může působit složitě, ale nemusíte se obávat.
Každý vlastní formát je rozdělen až do čtyř sekcí, které jsou odděleny středníkem.
První sekce se používá pro kladné hodnoty, druhá pro záporné, třetí pro nulové a poslední pro text. Nemusíte však využít všechny tyto sekce v každém formátu.
Jako příklad si vytvoříme vlastní formát pro záporná čísla, který bude splňovat následující kritéria:
- Modrá barva
- Zobrazení v závorkách
- Bez desetinných míst
Do pole „Typ“ zadejte následující kód:
#,##0;[Blue](#,##0)
Každý symbol v tomto kódu má svůj specifický význam. Znak # zde značí zobrazení platné číslice, zatímco 0 znamená zobrazení neplatné číslice. Vytvořené pravidlo nastavuje zobrazení záporných čísel v závorkách modrou barvou. K dispozici je celkem 57 barev, které lze zadat pomocí jména nebo číselného kódu v definici vlastního formátu čísla. Nezapomeňte, že středník odděluje definice pro kladná a záporná čísla.
A zde je náš výsledek:
Schopnost vytvářet vlastní formátování je užitečná dovednost v Excelu. Umožňuje vám překročit standardní možnosti formátování, které vám Excel nabízí a které nemusí vyhovovat vašim specifickým potřebám. Formátování záporných čísel je jedním z nejčastějších využití této funkcionality.