Plánování a řízení změn je pro každou firmu klíčové, aby se dokázala adaptovat na neustále se vyvíjející trh a nové technologie. Ignorování těchto změn může vést k stagnaci nebo dokonce k zániku podniku.
Pokud jste majitelem nebo manažerem firmy, měli byste se naučit, jak iniciovat, zavádět a analyzovat plány pro řízení změn. Podle nedávného průzkumu společnosti WalkMe, 79,7 % firem pociťuje potřebu přizpůsobit se změnám každých pět let nebo i méně. Nicméně, pouze 34 % těchto změn je úspěšných.
Statistiky ukazují, že proces řízení změn není jednoduchý. Ale s naším článkem se dozvíte, jak se s tímto procesem efektivně vypořádat.
Co je to řízení změn?
Řízení změn je systematický přístup k efektivnímu zavádění a řízení organizačních změn. Zahrnuje přípravu plánů, které předvídají možné překážky, navrhují způsoby, jak tyto překážky překonat a vedou organizaci úspěšnou transformací.
Změna může zahrnovat cokoliv, od náhrady stávající e-mailové aplikace novou, až po kompletní proměnu produktů a služeb, které vaše firma nabízí.
Firmy se při zavádění změn často spoléhají na oddělení lidských zdrojů (HR) nebo externí poradenské společnosti. To však může vést ke vzdálení se od změny samotných manažerů, vedoucích a členů týmu. Nejefektivnější způsob, jak dosáhnout úspěšného přechodu, je zapojení všech, kterých se změna týká.
Význam řízení změn pro úspěch organizace
V dnešních ekonomických podmínkách jsou změny nevyhnutelné. Organizace, které se efektivně adaptují na tyto změny, mají větší šanci prosperovat. Právě zde vstupuje do hry plán řízení změn. Poskytuje strategii, která zajistí úspěšnou implementaci změny a zároveň minimalizuje tření mezi zaměstnanci, prodejci, dodavateli a dalšími.
Pokud změna vyžaduje od zaměstnanců nebo dodavatelů nové dovednosti a úsilí, správný plán vám pomůže těchto výsledků dosáhnout. Tento přístup umožňuje zahrnout všechny zaměstnance, od nejvyššího vedení až po ostatní, aby pochopili závažnost změny.
Navíc, řízení změn umožňuje firmě přizpůsobit se velkým změnám na trhu, v pracovní síle nebo v ekonomice, což jí umožňuje zůstat konkurenceschopnou.
Výhody řízení změn
- Umožňuje firmě proaktivně řešit odpor ke změnám a snižovat možné problémy během přechodu.
- Umožňuje stanovit jasné cíle, sledovat pokrok a měřit efektivitu snah o transformaci.
- Umožňuje vytvořit standardizovaný plán pro budoucí projekty transformace.
- Zabývá se různými aspekty změny, včetně lidí, procesů a technologií, čímž zajišťuje vyvážený a komplexní přístup.
- Poskytuje zaměstnancům podporu, školení a návody, které jim pomohou zvýšit produktivitu během transformace.
Plán řízení změn a jeho součásti
Plán řízení změn je klíčový pro všechny projekty transformace. Definuje kroky potřebné k provedení změny v celé organizaci a zahrnuje pracovní postupy pro komunikaci, využití technologií a implementaci nových obchodních aplikací. Níže jsou uvedeny hlavní součásti takového plánu:
#1. Rozsah
V této části definujete hranice a rozsah změny. Určíte konkrétní oblasti, oddělení nebo procesy, kterých se transformace dotkne. Jasná definice rozsahu pomáhá zaměřit úsilí na dosažení zvládnutelné změny.
#2. Cíle
V této sekci stanovíte požadované výsledky a cíle, kterých chce organizace dosáhnout. Při vytváření cílů byste měli postupovat podle strategie SMART, abyste mohli snadno vyhodnocovat pokrok. Cíle mohou zahrnovat zlepšení efektivity obchodních procesů, zvýšení spokojenosti zákazníků nebo implementaci nových technologií.
#3. Role
Projekt řízení změn by měl zahrnovat tyto role:
- Odborník na řízení změn.
- Sponzoři nebo obchodní partneři, kteří schvalují rozpočet a dohlížejí na průběh změn.
- Vedoucí týmů a manažeři, kteří podporují zaměstnance v přijetí změny.
- Projektoví manažeři, kteří stanovují a přidělují úkoly.
- Manažer školení a rozvoje, který zajišťuje potřebná školení pro zaměstnance.
#4. Posouzení dopadu změny
Musíte posoudit dopad, který bude mít změna na celou organizaci. K tomuto účelu můžete poslat oznámení o změně e-mailem všem zaměstnancům s online formulářem. Žádejte upřímnou zpětnou vazbu, na základě které můžete sestavit zprávu o dopadu změny.
#5. Odhad rizika
Posouzení rizik zahrnuje identifikaci potencionálních rizik spojených se změnou a zahrnuje:
- Vyhodnocení pravděpodobnosti výskytu rizik.
- Posouzení dopadu těchto rizik.
- Navržení strategií pro zmírnění těchto rizik.
Jak plánovat a zavádět plán řízení změn
Šablony pro řízení změn
Díky šablonám nemusíte vytvářet plány od začátku. Stačí si vybrat nástroj pro řízení projektů s šablonou pro transformaci.
Mnoho vývojářů softwaru pro řízení projektů se zabývá standardizací plánů pro řízení změn. Tyto plány potom zveřejňují jako šablony, které jsou dostupné online nebo v rámci softwaru. Můžete tak snadno získat šablony pro správu chystané změny ve vašem podnikání, a to buď zdarma, nebo za poplatek.
Význam šablon
- Šablony vám ušetří čas a úsilí.
- Získáte profesionálně upravený formát.
- Bezplatné šablony vám ušetří náklady na poradce.
- Můžete si vybrat šablonu podle formátu, designu a kreativity.
- Softwarové šablony se automaticky integrují s vaším nástrojem pro řízení změn.
#1. Šablona plánu řízení změn
monday.com nabízí snadno přizpůsobitelnou šablonu plánu řízení změn, která obsahuje všechny potřebné milníky, nástroje a procesy. Tuto šablonu můžete použít, pokud potřebujete prezentovat přehled celého transformačního procesu.
#2. Komunikační šablona řízení změn
Je důležité vypracovat komunikační plán, který pomůže snížit nesrovnalosti mezi zaměstnanci během zavádění změn. K tomu vám pomůže komunikační šablona pro správu změn od společnosti Smartsheet, kterou naleznete v Tabulkách Google nebo si ji můžete stáhnout jako excelovou tabulku.
#3. Šablona pro žádost o změnu
Šablona pro žádost o změnu je dokument, pomocí kterého můžete sledovat probíhající změny. Umožňuje zaznamenat všechny požadavky na změnu a sledovat:
- Popis požadované změny.
- Výhody nebo důvody pro provedení změny.
- Požadované technické změny.
Tuto šablonu od Jotformu můžete použít zdarma. Můžete ji buď anonymně upravovat zdarma, nebo se zaregistrovat a využít placený účet.
#4. Šablona řízení procesu změny
Šablona řízení změn je podobná šabloně pro žádost o změnu. Rozdíl spočívá v tom, že je nutné být konkrétnější ohledně prvního aspektu změny. Řízení procesu změny se zaměřuje na to, jak změnu implementovat. Před schválením nebo zamítnutím změny tak schvalovatelé uvidí celkový obraz. K vytvoření procesu řízení změn můžete použít šablonu od Miro.
Užitečný software pro plánování změn
#1. Whatfix
Pokud plánujete řízení změn, měli byste se podívat na Whatfix. Jedná se o spolehlivý nástroj pro řízení podnikové transformace. Jeho vlastnosti zahrnují:
- Pop-up: Zasílá oznámení přímo na obrazovky zaměstnanců.
- Svépomoc: Umožňuje vytvářet videa, odkazy a návody pro nadcházející změny, aby se zaměstnanci mohli sami učit.
- Beacon: Obchodní manažeři mohou vytvářet obsah bez zapojení IT týmu.
#2. Freshservice
Pokud hledáte nástroj pro řízení změn v IT, zkuste Freshservice. Nástroj vylepšuje proces zavádění změn a minimalizuje dopad na podnikání. Můžete ho integrovat s procesy konfigurace, incidentů a správy majetku. Tento nástroj vám umožní vytvořit pracovní postup pro vizualizaci stavu transformace ve fázích, jako je plánování, čekání na schválení, čekání na vydání, čekání na kontrolu atd.
#3. Wrike
Wrike je ideální pro plánování procesu, použití všech technik pro obchodní transformaci a implementaci v hybridní pracovní kultuře. Poskytuje vám kompletní přehled o technikách a nástrojích pro řízení změn spolu s procesem. Nástroj nabízí grafické znázornění cílů, pracovních postupů, úkolů a lidí, které tvoří plán transformace.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus vám pomůže nastavit role, stavy, typy a šablony pro celý projekt řízení změn v IT. Pokud se během procesu objeví problémy a chyby, můžete je uložit jako protokol. K dispozici jsou automatizované pracovní postupy, takže můžete automatizovat opakující se úkoly. Šablony navíc zahrnují metriky pro měření úspěšnosti změn.
#5. SysAid
SysAid vám pomůže řídit proces transformace podniku podle pokynů ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Jeho fáze řízení změn zahrnují karty pro zadávání dat o změnách, analýzu, schválení CAB, implementaci, vydání, kontrolu, uzavření a historii, což vyžaduje směrnice ITIL.
#6. Řízení změn – WalkMe
WalkMe vám může pomoci s implementací transformace podniku tím, že vypočítá investiční rozpočet do technologií. Analýzuje také, zda tento rozpočet udrží dlouhodobou změnu, abyste nemuseli procházet častými transformačními procesy. Tento nástroj vám pomůže získat úplný přehled o procesu změny a zvýšit dopad transformace.
#7. The Change Shop
Při plánování řízení změn můžete zvážit The Change Shop pro jeho cenovou dostupnost, integrované technologie a lepší řízení zpětné vazby od zaměstnanců. Všechny funkce jsou dostupné s jedním předplatným. Navíc, The Change Shop vyvinul nástroj Change Simulator, pomocí kterého si můžete vytvořit několik scénářů „co kdyby“, než investujete čas, peníze a úsilí.
#8. Giva
Jednoduchý software Giva nabízí snadný způsob, jak plánovat a sledovat změny založené na ITIL v rámci přehledného ovládacího panelu. Můžete si vytvořit a prosadit pracovní postupy pro řízení změn, aby vedení mohlo prověřit a schválit změnu. V cloudové aplikaci si také můžete prohlédnout všechny projekty transformace s pozitivními, i negativními výsledky.
#9. Change Compass
Chcete nástroj pro grafické znázornění dopadu plánované změny? Vyzkoušejte The Change Compass. Umožňuje také vytvářet reporty z doplňkových dat, abyste mohli upravit strategii transformace pro maximální užitek. Kromě toho můžete rychle zavádět změny napříč odděleními, aniž byste narušili obchodní operace.
#10. Issuetrak
Issuetrak je pokročilá aplikace pro správu změn, která zvyšuje pravděpodobnost úspěchu transformace. Poskytuje všechny nástroje pro vyžádání změny, kontrolu žádosti a její schválení. Nabízí správce úloh, nástroj pro kontrolu dodržování předpisů, pracovní postup automatického přiřazování úkolů a formuláře pro shromažďování nebo poskytování zpětné vazby.
Nejlepší postupy pro řízení změn
Níže naleznete osvědčené postupy, které byste měli při transformaci svého podnikání dodržovat:
Závěr
Cesta k řízení změn je jednoduchá a lineární, pokud máte správný plán. Během procesu byste neměli opomenout zapojení zaměstnanců. Pro dokumentaci, plánování a automatizaci některých fází procesu můžete využít dostupné nástroje pro správu změn, které jsme zmínili výše.
Obchodní transformace bude zahrnovat rozpočtové výdaje. Proto doporučujeme se podívat na řešení pro správu výdajů vhodná pro různé firmy.