Vaše smlouva nemusí být podepsána ručně, aby byla právně závazná – můžete digitálně podepsat dokument a ušetřit čas, peníze a námahu pomocí Zoho Sign.
V dnešním světě, kdy papírování postupně zastarává, má smysl přejít na digitální podpisy. Digitální podpisy jsou nejen rychlejší a pohodlnější, ale jsou také šetrné k životnímu prostředí.
Přestože na trhu existuje různý software pro digitální podpis, měli byste si vybrat spolehlivé řešení, jako je Zoho Sign, které je zdatné a zároveň dostupné.
Table of Contents
Co je digitální podpis?
Digitální podpis je technika, která ověřuje pravost a integritu digitálního dokumentu, softwaru nebo zprávy. K ochraně dokumentu před manipulací a předstíráním identity používá kryptografii. Digitální podpisy jsou v mnoha zemích včetně USA považovány za právně závazné.
Proč potřebujete digitální podpis?
Ušetřete čas a peníze
Ruční zpracování dokumentů pro podpisy zahrnuje jejich navrhování, tisk, skenování a zasílání poštou dalším stranám. Může dokonce trvat týdny, než je dostanete zpět poté, co budou podepsány. Digitální podpis vám šetří čas a peníze tím, že tyto úkoly eliminuje.
Efektivní a bezpečné
Digitální podpisy fungují jako bezpečná alternativa k tradičním podpisům na papíře. Fyzické dokumenty nemusíte tisknout, skenovat ani odesílat ostatním stranám. Snižuje také riziko padělání.
Přístupnost
Pro jakýkoli druh vzdáleného a globálního dokumentu je digitální podpis velmi pohodlný. Pomáhá stranám bezpečně podepisovat dokumenty z libovolného místa a zvyšuje tak efektivitu podnikání.
Lepší image společnosti
Používání papíru pro podpisy dokumentů má také dopad na životní prostředí. Pomocí digitálních podpisů to můžete omezit a vytvořit v obchodním světě dojem šetrný k životnímu prostředí.
Právní platnost
V mnoha zemích jsou digitální podpisy právně platné, stejně jako vlastnoruční podpisy. Ať už se jedná o smlouvu, dohodu, elektronickou transakci nebo jakýkoli jiný právní dokument, digitální podpisy zajišťují jeho pravost a integritu, aby byl u soudu uznán jako právně závazný.
Integrita
Digitální podpis je také užitečný pro zachování integrity digitálního dokumentu. Využívá kryptografické algoritmy ke generování jedinečné hash hodnoty. Pokud někdo tento dokument upraví, bude existovat jiná hodnota hash, která bude fungovat jako důkaz o změně dokumentu.
Automatizace pracovních postupů
Papírové podpisy vyžadují koordinaci a ruční sledování, aby bylo zajištěno, že dokumenty jsou podepsány přesně a že je chráněna důvěrnost dat. Kromě toho existuje možnost zpoždění, chyb a porušení zásad v ručních podpisech.
Přechod na digitální podpis znamená přechod na standardní a automatizovaný pracovní postup, který je konzistentní a bez chyb.
Jak Zoho Sign může pomoci s digitálním podpisem
Pokud jste stále závislí na tradičním způsobu podepisování obchodních dokumentů perem a papírem, je čas zvolit Zoho Sign. Tento software umožňuje zabezpečené podepisování a správu obchodních dokumentů z libovolného globálního místa několika kliknutími.
Tato kompletní aplikace pro digitální podpis vám pomůže odstranit těžkopádný proces ručního podepisování dokumentu. S jeho pomocí můžete získat právně platné a nefalšované dokumenty, které po podpisu nelze změnit. Kromě toho vám tento software umožňuje ověřit identitu podepisujícího a podepisovat dokumenty odkudkoli s maximální právní shodou.
Pojďme se nyní podívat na hlavní funkce Zoho Sign.
Snadné podepisování a odesílání
Zoho Sign nasazuje nerozumný přístup k podepisování a odesílání dokumentů k digitálnímu podpisu. Před odesláním dokumentu můžete snadno nahrát dokument, přidat příjemce a umístit pro ně pole formuláře. Chcete-li se podepsat, musíte otevřít odkaz zaslaný e-mailem, zadat ověřovací kód, pokud je vyžadován, a podepsat dokument.
Bezproblémová správa dokumentů
Správa dokumentů na této platformě je také bezproblémová. Umožňuje vám zkontrolovat stav dokumentu a na základě něj podniknout další akce. Kromě toho lze Zoho Sign použít pro kompletní auditní záznamy. Nabízí vám úplnou historii akcí provedených na dokumentu a certifikaci dokončení pro dokumenty bez nevyřízených úkolů.
Opakovaně použitelné šablony dokumentů
Funkce šablon v Zoho Sign vám ušetří vytváření nových dohod od začátku pokaždé, když je chcete použít. Jako uživatel plánu Professional a Enterprise můžete vytvářet šablony pro prodejní smlouvy, náborové smlouvy a zásady sociálních médií, které budete možná muset často používat.
Po vytvoření šablon pro vaše obchodní potřeby můžete tyto šablony prohlížet a upravovat pro každou jedinečnou příležitost, měnit vlastnictví, vytvářet SignForm (k dispozici pouze správcům organizací) a mazat šablony. Tyto šablony budou ve vašem účtu, dokud je ručně neodstraníte.
Hromadné odesílání dokumentů
Zoho Sign vám umožňuje odeslat jeden nebo více dokumentů více příjemcům najednou pomocí funkce Hromadné odeslání. Je k dispozici pouze s plánem Enterprise a hodí se, když HR manažeři potřebují podepsat aktualizované zásady od zaměstnanců organizace am.
Podpora pro otevřenou integraci AI
Pokud máte placené předplatné Zoho Sign pomocí datových center v USA a platný uživatelsky vygenerovaný klíč API OpenAI, můžete použít ChatGPT a integraci OpenAI prostřednictvím asistentky AI Zoho Zia. Pomocí této integrace budou vaše data dokumentů sdílena s Open AI a lze je využít pro různé účely, včetně získání souhrnu dokumentu.
AES a QES
Uživatelé všech placených tarifů a datových center v USA mohou získat certifikáty AES (Advanced Electronic Signature) pro své podpisy prostřednictvím TrustFactory se sídlem v Jižní Africe. Uživatelé se musí zaregistrovat u TrustFactory a nakonfigurovat tuto integraci, aby získali tuto funkci.
Zoho Sign také spolupracuje se společností Uanataca SA, která je poskytovatelem služeb ověřování identity se sídlem v EU. S jeho pomocí mohou uživatelé Enterprise předplatného podepisovat dokumenty prostřednictvím QES (kvalifikovaný elektronický podpis).
Mobilní aplikace Zoho Sign
Pokud jste stále v pohybu, můžete si do svých mobilních zařízení nainstalovat aplikace Zoho Sign pro Android nebo iOS. Tyto aplikace jsou stejně účinné při podepisování, sledování a odesílání dokumentů spolu se správou šablon.
Zoho Sign API
Zoho Sign také nabízí API pro integraci digitálního podpisu do jakékoli aplikace. Bez ohledu na požadavky vašeho projektu můžete příklady kódu snadno použít ve vašem preferovaném programovacím jazyce.
Flexibilní a škálovatelné rozhraní API lze implementovat během několika minut. Všechny dokumenty podepsané pomocí těchto rozhraní API jsou u soudu 100% přípustné. Díky standardnímu protokolu OAuth 2.0 získáte nejvyšší úroveň zabezpečení.
Integrace se špičkovými platformami
Možná používáte obchodní a komunikační nástroje pro vaši organizaci. Zoho Sign lze integrovat s prominentními aplikacemi, jako jsou Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents a Integromat.
Generovat zprávy
Správci organizací mají přístup k podrobným zprávám generovaným Zoho Sign pro všechny dokumenty podepsané a odeslané pomocí vašeho účtu. K dispozici jsou také filtry kategorií pro typ dokumentu, stav dokumentu (dokončeno, odvoláno, odmítnuto, vypršelo), platnost dokumentu a historii aktivit.
Ve výchozím nastavení generuje přehledy za posledních 30 dní; můžete však vytvářet přehledy na týdenní a měsíční bázi. Přehledy si také můžete stáhnout do místního systému ve formátu souboru CSV.
Zoho Sign Pricing
Jednotliví uživatelé se mohou rozhodnout pro bezplatný plán Zoho Sign, který vám umožní podepsat pět dokumentů za měsíc. Pokud máte více požadavků, můžete si vybrat ze standardních, profesionálních a podnikových plánů od 10 USD/uživatel/měsíc.
Na Zoho Sign je k dispozici 14denní bezplatná zkušební verze, kde si můžete vyzkoušet všechny funkce plánu Enterprise. Má dokonce jednoduchý a transparentní plán API pro digitální podpisy s platbou za použití.
Závěrečná slova
Digitální podpis nabízí nejen pohodlí pro vzdálený podpis dokumentů, ale také přidává další vrstvu zabezpečení proti neoprávněné manipulaci. Jde o proces šetrný k životnímu prostředí, který nezahrnuje papírování a lze jej sledovat pro auditní záznamy.
Zoho Sign je cenově dostupná aplikace pro digitální podpis, která vám umožní vytvářet dokumenty a odesílat je ostatním k rychlému podpisu. Malé i velké společnosti a osobní uživatelé mohou tento software používat pro právní dokumentaci.
Společnosti se také mohou rozhodnout pro další aplikace Zoho, jako je Zoho Assist a Zoho Payroll.