Jak používat Trello pro organizování úkolů a zvyšování produktivity

Trello poskytuje podnikům i jednotlivcům možnost snadno řídit a sledovat jejich projekty z jednoho místa, a to s řadou užitečných výhod.

S růstem firem se zvyšují i jejich potřeby, a tím i množství úkolů, operací a s nimi spojená rizika. Proto je nezbytné mít efektivní systém pro správu a sledování projektů, úkolů a pokroku, který zároveň minimalizuje rizika a neefektivitu.

V tomto ohledu se nástroj pro správu projektů a úkolů, jako je právě Trello, může stát neocenitelným pomocníkem👍.

Ať už jste majitelem malé firmy, freelancerem, vedoucím týmu nebo součástí velké korporace, na trhu naleznete mnoho nástrojů pro správu projektů a úkolů, které můžete využít.

Přestože existuje mnoho nástrojů se stejnými výhodami, je klíčové vybrat si ten, který je intuitivní a nabízí užitečné funkce pro vaše specifické potřeby.

Pokud tedy hledáte uživatelsky přívětivou platformu pro vaše projekty, Trello je vám k dispozici. Nabízí interaktivní a vizuálně atraktivní👀 způsob, jak řídit projekty a úkoly, a zároveň podporuje týmovou spolupráci a produktivitu.

Pojďme se podívat na to, co Trello představuje a jak efektivně pomáhá při řízení projektů, abyste mohli posoudit, zda je vhodný pro vaše požadavky.

Co je Trello?

Trello je intuitivní cloudový nástroj pro spolupráci na projektech, který umožňuje spravovat prakticky cokoliv, od plánování svatební hostiny až po obchodní strategii. Své projekty a úkoly můžete organizovat prostřednictvím nástěnek Trello. Mezi běžné způsoby využití patří plánování cílů, týmová spolupráce, brainstorming, správa redakčního kalendáře, nábor a produktové roadmapy.

Trello vám pomáhá vizualizovat různé typy dat, včetně toho, o jaký projekt se jedná, kdo na kterých úkolech pracuje, jaký je pokrok jednotlivých členů a další. Freelanceři mohou Trello využít i pro osobní účely, například k organizaci úkolů, správě termínů a nastavení připomenutí.

Trello je jednoduchý, výkonný a flexibilní nástroj, který podporuje celkovou produktivitu. Nabízí funkce jako seznamy, karty a nástěnky, které vám umožní získat jasný přehled o tom, kdo co dělá a co je potřeba k včasnému dokončení úkolu.

Kromě toho je Trello vizuálním nástrojem, který vašemu týmu přináší další výhodu při řízení projektů, pracovních postupů a sledování úkolů. Můžete přidávat soubory, kontrolní seznamy a automatizovat mnoho úkolů. Karty v Trello obsahují veškeré informace potřebné pro organizaci. Umožňují přidávat data, přiřazovat členy, zanechávat komentáře a další.

Trello se stává záchranou pro mnohé firmy a jednotlivce, kteří hledají jednoduchý, přístupný a přímočarý způsob řízení životního cyklu projektu. Můžete přidávat nástěnky a seznamy a sledovat vše z jednoho místa. Navíc máte k Trello přístup odkudkoliv na světě a zůstat ve spojení, i když jste mimo kancelář.

Doporučujeme přečíst si také👓 Trello vs. Asana: Souboj o nadvládu v řízení projektů.

Funkce Trello

Trello je jednoduchý, ale efektivní nástroj, který nabízí bohatou sadu funkcí, včetně:

#1. Zobrazení

Získejte nový pohled na svou práci a prohlédněte si projekty ze všech úhlů pomocí zobrazení časové osy, tabulky, nástěnky, kalendáře, mapy, pracovního prostoru a řídicího panelu. To vám umožní nový náhled na vaše úkoly.

Tato funkce zahrnuje:

Deska Trello: Deska Trello vám pomůže realizovat vaše nápady. Můžete si naplánovat projekty a rozdělit je na úkoly, abyste urychlili proces. Navíc budete mít přehled o stavu každého úkolu.
Časová osa: Sledujte své cíle pomocí časové osy Trello a uvidíte, jak se jednotlivé části skládají v průběhu času. Úkoly můžete přetahovat a upravovat data dle potřeb a priorit.
Kalendář: Kalendář Trello vám poskytne jasnou představu o vaší práci, včetně plánování redakčních kalendářů a úkolů.
Řídicí panel: Získejte přehled o svých projektech a procesech pomocí řídicího panelu Trello. Pomůže vám spravovat pracovní zatížení a vizualizovat klíčové metriky, jako jsou termíny dokončení, karty v seznamech, přiřazené karty a další.
Tabulka: Pomocí tabulky můžete sledovat veškerou práci, která se děje na desce. Umožní vám vizualizovat práci v seznamu ve formátu tabulky, který lze třídit podle karet.
Mapa: Zobrazení mapy v Trello vám umožní zobrazit data na základě polohy, ať už jste kdekoli. Ať už plánujete akci, organizujete práci nebo sledujete nemovitosti, vše je snadné.

#2. Automatizace

Zaměřte se na důležité úkoly a nechte Trello, aby se postaralo o zbytek díky automatizaci bez nutnosti psát kód - Butler. Je integrován do desky Trello, což zjednodušuje řízení projektů a úkolů. Můžete vytvářet pravidla, příkazy a tlačítka pro automatizaci jakékoli akce či úkolu.

Kromě toho můžete nastavit pravidla pro důležité úkoly pomocí spouštěčů a akcí, které potřebujete pomocí Butlera. Umožní vám to rychleji přejít k dalšímu kroku pomocí vlastních tlačítek desky a karty. Tlačítka karet se zobrazují na zadní straně každé karty a tlačítka desky v pravém horním rohu.

Navíc můžete rozšířit možnosti Butlera integrací s různými platformami, jako je Slack, e-mail a Jira. Butler rozpoznává opakující se úkoly na desce Trello a navrhuje automatizaci, kterou lze aktivovat jediným kliknutím.

#3. Šablony

Trello nabízí širokou škálu šablon pro design, vzdělávání, obchod, inženýrství, marketing, projektový management a další. S těmito šablonami můžete okamžitě začít používat plán a upravit si ho podle vašich potřeb. To vám umožní rychleji dokončit úkoly a snadno spolupracovat.

#4. Integrace

Můžete integrovat své podnikové aplikace s Trello, aby byl váš pracovní prostor ještě jednodušší a dostupnější. Mezi podporované integrace patří: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite a include.me, Instabug, Clockify a další.

Doporučujeme přečíst si: Trello vs. ClickUp: Který software pro správu projektů je nejlepší?

Výhody Trello

Trello nabízí řadu výhod. Mezi ně patří:

Organizace projektů: Trello vám a vašemu týmu umožňuje organizovat projekty a úkoly do seznamů, karet a nástěnek.
Spolupráce: S Trello můžete snadno spolupracovat se členy týmu na různých projektech, posílat přílohy, stanovovat termíny a zanechávat komentáře na kartách.
Mobilní přístup: Trello nabízí mobilní aplikaci, která vám umožňuje přístup k vašim tabulím odkudkoli, což vám pomáhá zůstat produktivní i mimo kancelář.
Flexibilita: Trello lze použít pro jakýkoli typ úkolu nebo projektu. Díky tomu je všestranná platforma pro jednotlivce i firmy.
Správa času: S Trello můžete nastavit termíny pro úkoly a sledovat průběh projektů v čase. To vám umožní dodržet stanovené termíny.
Přizpůsobitelnost: V Trello můžete přidat vlastní pole, štítky, vlastní pozadí a další prvky na karty a nástěnky. Získáte tak plnou kontrolu nad tím, jak organizujete a vizualizujete své projekty.
Uživatelsky přívětivé: Trello je navrženo tak, aby bylo intuitivní a snadno se používalo pro každého.
Systém Kanban: Trello využívá systém Kanban, který vám umožňuje rozdělit úkol na menší části pomocí systému karet a desek.
Okamžitá upozornění: Budete dostávat upozornění a notifikace o aktualizacích jakékoli karty nebo nástěnky. Pokud někdo z týmu aktualizuje úkoly, obdržíte okamžité upozornění.
Jednodušší cenová struktura: Trello má jednodušší cenovou strukturu ve srovnání s jinými nástroji pro správu. Získáte verzi, kde můžete snadno zvát členy a vytvářet nástěnky, seznamy a karty.

Doporučujeme přečíst si také Trello vs. Jira Work Management: Jak vybrat správnou možnost.

Jak používat Trello

Chcete-li efektivně řídit projekty pro vaše podnikání, musíte vědět, jak Trello používat. Podívejme se na následující kroky:

Vytvoření účtu

Chcete-li začít používat Trello, musíte se nejprve zaregistrovat a vytvořit si účet.

Ve webovém prohlížeči vyhledejte přihlašovací stránku Trello.
Uložte si web do záložek pro snadný přístup v budoucnu.
Nyní zadejte své přihlašovací údaje, jako je uživatelské jméno, heslo atd.
Najdete zde také možnost „Přihlásit se přes Google“ spolu s dalšími možnostmi přihlášení.
Po úspěšném zadání přihlašovacích údajů budete požádáni o zaškrtnutí políčka uvádějícího souhlas s podmínkami a zásadami používání Trello.
Po dokončení celého procesu budete přesměrováni na řídicí panel Trello. Toto je rozhraní, kam můžete přidávat nástěnky, seznamy, karty a další prvky.
Můžete přidat nový projekt nebo zobrazit aktuální projekty na řídicím panelu.
V pravém horním rohu se také nachází nabídka. Tato nabídka obsahuje nastavení, podrobnosti o profilu, aktivitu na kartě, nápovědu a další.
Ze stejné nabídky se můžete kdykoli odhlásit.

Pochopení hlavních součástí

Trello, jako vizuální nástroj pro správu projektů a úkolů, vám umožní vymýšlet, plánovat a řídit svou práci společně s vaším týmem produktivnějším a organizovanějším způsobem.

Zdroj: Trello

Pro zahájení procesu řízení projektů je důležité porozumět některým termínům, které se v Trello nejčastěji používají a jsou jeho hlavními součástmi. Jsou to:

Nástěnka: Nástěnka Trello je místo, kde můžete sledovat veškerá projektová data, jako jsou projekty, pracovní postupy nebo týmy. Ať už vytváříte článek, sledujete prodeje, plánujete večírek nebo spouštíte nový web, nástěnka Trello vám pomůže uspořádat každý úkol, dokonce i malé detaily. Navíc vám umožňuje spolupracovat s vašimi týmy.

Karty: Nejmenší a nejpodrobnější jednotkou desky Trello je karta, která představuje nápady💡a úkoly. Obsahuje to, co je potřeba udělat, jako je blog, firemní pravidla pro svátky, nábor marketingového manažera a další. Můžete si ji přizpůsobit podle vašich potřeb. Přetažením karet můžete zobrazovat pokrok v "seznamech". A nejlepší na tom je, že přidávání karet není omezeno.
Seznamy: Seznamy obsahují karty, tedy konkrétní úkoly a informace, uspořádané tak, abyste mohli sledovat fáze postupu. Používají se k přidání pracovního postupu, kde můžete přesouvat karty v jednotlivých krocích procesu. Umožňují sledovat informace a nápady. Na nástěnku můžete přidat libovolný počet seznamů a upravit jejich uspořádání a název dle vašich požadavků.

Vytvořte nástěnku Trello

Nástěnka Trello vám pomůže uspořádat vše, abyste byli úspěšní a vyhověli vašim potřebám. Podívejme se, jak vytvořit novou nástěnku z řídicího panelu Trello.

Na záložce pracovního prostoru klikněte na "Vytvořit novou nástěnku" nebo klikněte na tlačítko plus v záhlaví nalevo od názvu vašeho profilu a vyberte "Vytvořit novou nástěnku".
Nástěnku pojmenujte podle projektu, na kterém pracujete, například organizace akcí, správa blogu, sledování potenciálních zákazníků nebo uvádění nových produktů.
Vaše projektová deska je nyní připravena. Když přidáte novou nástěnku, výchozí nastavení je "Viditelný pracovní prostor". To znamená, že kdokoli v týmu může prohlížet, upravovat a připojovat se ke kartám.
Pokud chcete změnit nastavení na soukromé, aby je viděli pouze konkrétní členové rady, jednoduše změňte nastavení na "Soukromé".
Existuje další možnost "Veřejné", což znamená, že kdokoli na internetu si může zobrazit nástěnku s odkazem, protože se umísťuje ve vyhledávačích.
Chcete-li přidat další pracovní postup, postupujte podle stejného procesu. Kromě toho můžete svou desku přizpůsobit, aby poskytla jedinečný vzhled vašim různým projektům.

Přidávání karet a seznamů

Na nástěnce můžete vytvářet seznamy podle svých potřeb. Můžete například najít tři seznamy, včetně "To Do", "In Progress" a "Done". Můžete si také vytvořit seznam pro každého člena vašeho týmu. Podle těchto jednoduchých kroků si snadno vytvoříte seznam.

Otevřete nástěnku a vytvořte seznam. Pod názvem vaší nástěnky klikněte na možnost "Přidat seznam".
Pojmenujte jej a klikněte na "Přidat seznam".
Hned pod ním budete mít možnost přidat kartu.
Klikněte na možnost "Přidat kartu" a zadejte název této karty.

Kliknutím na kartu můžete přidávat komentáře nebo popisy pro týmy. Kromě toho můžete ze stejné obrazovky přidávat kontrolní seznamy, přílohy a štítky.

Spolupráce a komunikace

Pokud jste vedoucím projektu, musíte kontrolovat aktualizace stavu projektu a ujistit se, že všichni členové pracují na daných úkolech a efektivně postupují. Chcete-li to udělat, nejprve pozvěte členy svého týmu, aby se připojili k nástěnce Trello a zkontrolovali jim přidělené úkoly.

Pro to:

Klikněte v horní části nástěnky na "Pozvat" a vyberte člena, kterého chcete na nástěnku přidat. Můžete je pozvat prostřednictvím jejich jména nebo e-mailové adresy.
Na tlačítku nabídky získáte odkaz ke sdílení. Vložte tento speciální odkaz do e-mailu nebo kanálu Slack a pozvěte je ke spolupráci.
Kromě toho si můžete stáhnout QR kód a nechat lidi naskenovat jej, aby se připojili k tabuli.
Můžete nastavit oprávnění a transparentně definovat role jako běžný člen, správce nebo pozorovatel.
Můžete přidat členy, kontrolní seznamy, data, přílohy, obal a nastavit termíny.

Při spolupráci a komunikaci se členy týmu můžete přidávat komentáře nebo zpětnou vazbu ke kartám. Můžete dokonce uvést @jméno člena na své nástěnce, aby obdržel upozornění a mohl si zobrazit zpětnou vazbu nebo komentář. Zdroj aktivit v Trello uchovává všechny akce a komentáře.

Zkoumání funkcí

Funkce jako přidávání kontrolních seznamů, příloh a hlasování jsou jedny z nejužitečnějších funkcí nástěnky Trello. Pomohou vám sdílet vaše názory a zajistí, aby vše fungovalo bez problémů.

Pomocí kontrolních seznamů můžete sledovat pokrok člena při plnění daného úkolu. Kontrolní seznamy představují menší a rozčleněné položky v rámci většího úkolu. Možnost přiřadit a specifikovat každý kontrolní seznam zlepšuje viditelnost a odpovědnost. Můžete sdílet přílohy dokumentů, soubory, zprávy o průběhu, požadavky klientů a další, aby k nim členové vašeho týmu měli snadný přístup.

Členové týmu mohou snadno hlasovat o kartách kliknutím na "Hlasovat" na zadní straně karty po dvojkliku na kartu. Při hlasování se barva tlačítka změní na zelenou. Opětovným kliknutím na stejné tlačítko hlas odeberete.

Jak smazat nástěnku Trello?

Když je váš projekt dokončen a deska se již nepoužívá, můžete ji pomocí těchto jednoduchých kroků trvale smazat.

Klikněte na nabídku Board v pravém horním rohu se třemi tečkami.
V této nabídce vyberte možnost "Více".
Dále vyberte možnost "Zavřít nástěnku" poblíž tlačítka nabídky Více.
Zobrazí se dvě možnosti – trvale smazat nástěnku a znovu ji otevřít.
Pokud si ji chcete ponechat v archivu, ignorujte vyskakovací okno.
Chcete-li nástěnku trvale smazat, klikněte na "Trvale smazat nástěnku".

Doporučujeme přečíst si také Trello vs. monday.com: Srovnání nejlepších nástrojů pro řízení projektů

Závěr

Řízení projektů je komplexní úkol. Ale s pomocí nástroje pro řízení projektů, jako je Trello, může být celý proces bezproblémový. Trello je snadno použitelný nástroj pro vizuální spolupráci, který mohou bez problémů používat jednotlivci i společnosti různých velikostí a z různých odvětví.

Díky jeho intuitivnímu rozhraní můžete Trello začít používat okamžitě, aniž byste museli trávit dlouhý čas pochopením řídicího panelu. Umožní vám přidávat nástěnky, seznamy a karty pro efektivní správu a sledování vašich úkolů a projektů a zároveň být produktivní.

Dále vám představíme nejlepší software pro vytváření krásných Ganttových diagramů pro vaše projekty.