Hledáte ideální nástroj pro správu projektů, který by vyhovoval potřebám vašeho týmu i podnikání?
Možná váháte mezi vizuálně přitažlivým, kanbanově orientovaným Trello a minimalistickým, databázově strukturovaným Notion, zaměřeným na stránky.
Jste na správném místě! Díky mým rozsáhlým zkušenostem s testováním a recenzováním softwaru dnes porovnám populární nástroje pro řízení projektů a úkolů, Trello a Notion.
Přečtěte si tohoto obsáhlého průvodce, ve kterém detailně rozebírám silné a slabé stránky obou platforem, abyste se mohli informovaně a s jistotou rozhodnout.
Co je Trello?
Trello je moderní, dynamický a vizuální nástroj pro správu projektů, který je vhodný pro jednotlivce, firmy, agentury i velké podniky. Nabízí vizuální a bezkódový způsob sledování úkolů a projektů, plánování, přidělování úkolů a komentování. Pro tyto vlastnosti si jej oblíbili nezávislí pracovníci a ti, kdo pracují na volné noze.
Umožňuje vám vytvářet nástěnky, seznamy a karty, které představují různé oblasti vašeho osobního nebo profesního života, a snadno spravovat úkoly pomocí intuitivního rozhraní s možností přetahování.
Z pohledu firem a agentur Trello vyniká jako nástroj pro kolaborativní správu projektů a týmovou koordinaci. Sdílené nástěnky, úkoly a komunikace v rámci platformy pomáhají firmám a agenturám efektivně řídit projekty a pracovní síly na pracovištích s různou mírou fyzické přítomnosti.
Mohlo by vás zajímat: Trello vs. monday.com: Srovnání nejlepších nástrojů pro řízení projektů
Trello jako nástroj pro řízení projektů (PM)
Řízení projektů by nemělo být pro vás synonymem nudných Ganttových diagramů v Excelu. Zasloužíte si více, a to nabízí Trello jako vizuální nástroj pro řízení projektů.
Ať už potřebujete spravovat domácí práce nebo řídit firmu s tisíci zaměstnanci, Trello vám poskytne vše potřebné – jednoduchost, intuitivní rozhraní, moderní funkce pro správu projektů a cenovou dostupnost.
Níže uvádím funkce, díky kterým je Trello nepostradatelným nástrojem pro každého:
- Šablony Trello PM vám pomohou rychle nastartovat projekty, aniž byste museli trávit čas plánováním.
- Pomocí automatizace Butler můžete automatizovat Kanban vývěsky i jiná zobrazení projektů pomocí tlačítek, příkazů a pravidel.
- Propojte Trello s dalšími aplikacemi pomocí Power-Ups a získejte jediný nástroj pro vás i váš tým.
- Prozkoumejte jedinečné způsoby, jak zvýšit produktivitu a ziskovost pomocí integrací Trello.
- Sedm různých vizualizací úkolů a dílčích úkolů:
- Kanban desky s drag-and-drop funkcionalitou.
- Časová osa pro lepší sledování postupu projektu.
- Kalendář pro plánování, přeplánování a odhad týdenní nebo měsíční kapacity pracovních sil.
- Tabulkové zobrazení pro přehled s dalšímí detailními informacemi o úkolech.
- Řídicí panel poskytuje celkový přehled o jednom nebo více projektech v Trello.
- Pracovní prostor pro vizualizaci projektů z různých oddělení nebo týmů.
- Mapové pohledy pro zobrazení úkolů a projektů z regionálního hlediska.
Jak Trello funguje?
Vaše správa projektů v Trello začíná vytvořením nového pracovního prostoru. V rámci tohoto prostoru můžete vytvářet nástěnky a do nich přidávat libovolné množství seznamů a karet. Nástěnky můžete přidávat i přímo, ale je třeba vybrat nadřazený pracovní prostor.
Navigační prvky Trello naleznete v levém horním panelu nástrojů a také na levém postranním panelu. Jakmile vytvoříte nový pracovní prostor, Trello automaticky zobrazí tento nový prostor. Chcete-li vyhledat stávající pracovní prostory nebo prozkoumat přednastavené šablony, klikněte v panelu nástrojů na možnosti jako Pracovní prostory, Nedávné, Oblíbené a Šablony.
V pracovním prostoru můžete pomocí levého navigačního panelu procházet Kanban desky projektu, zjistit, kdo na projektu pracuje, v kartě Členové, nebo přepínat mezi různými zobrazeními projektu, jako je tabulka nebo kalendář.
Výhody Trello v PM
Trello má prakticky nulovou křivku učení, což je zásadní výhoda tohoto skvělého softwaru pro správu úkolů.
Mezi další hlavní výhody patří:
- Díky vícesměrnému šifrování dat je možné zabezpečit vaše firemní dokumenty online. Trello šifruje data jak v klidovém stavu, tak i během přenosu.
- Ať už pracujete na stolním počítači, Chrome Booku, nebo chytrém telefonu, existují specializované aplikace, které synchronizují data. Můžete tedy přerušit práci v aplikaci Trello pro Android a kdykoli a kdekoli v ní pokračovat na počítači se systémem Windows.
- K dispozici je bezplatná zkušební verze, kterou si můžete vyzkoušet před samotným zakoupením.
- Trello je vysoce přizpůsobitelné a použitelné pro různé typy projektů, od osobních úkolů po složité firemní projekty.
Omezení Trello jako nástroje PM
- V Trello není k dispozici vestavěná časová osa projektu založená na Ganttově diagramu. Můžete si ji ale vytvořit instalací Trello Power-Up.
- Není možné nastavit automatické sekvence úkolů nebo snadno vizualizovat závislosti mezi nimi.
- Možnosti vytváření sestav v Trello jsou omezené v porovnání se specializovanými nástroji pro řízení projektů.
Přečtěte si také: Trello vs. ClickUp: Volba nejlepšího softwaru pro správu projektů
Co je Notion?
Notion je flexibilní nástroj pro zvýšení produktivity, který pracuje s bloky. Můžete jej efektivně využít k vytváření interních firemních wiki, plánů vývoje produktů, stránek pro stanovení cílů a klíčových výsledků (OKR), zápisů ze schůzek nebo plánovačů dovolených.
Jako editor obsahu založený na blocích vám Notion umožňuje přidávat téměř cokoli do vašeho panelu pro správu projektu. Můžete například vkládat bloky pro text, čísla, nadpisy, tabulky, citace, popisky, obrázky a další.
Skvělá vlastnost Notion je možnost publikovat vaši práci jako veřejnou webovou stránku, ke které má kdokoli bezpečný přístup bez možnosti editace. Pokud se tedy chystáte spouštět crowdfundingové nebo veřejné projekty, Notion vám poskytne platformu pro vytvoření projektových rad a zveřejnění projektu jako webové stránky.
Notion je vhodný jak pro jednotlivce, tak pro firmy. S pomocí jeho přístupu low-code vývoje si můžete vytvářet vlastní pohledy a pracovní postupy. Tato funkce se hodí, pokud chcete svým zákazníkům nebo klientům nabídnout jedinečný uživatelský zážitek.
Notion jako nástroj projektového řízení (PM)
Notion je komplexní nástroj pro řízení projektů. Pro nástroj PM získáte nejrůznější funkce, například bloky. Notion má vše, co potřebujete, ať už se jedná o zobrazení projektu, řazení a filtrování, závislosti, dílčí skupiny, databáze a vlastnosti projektu.
Vzhledem k tomu, že Notion je minimalistický nástroj pro zvýšení produktivity s nízkým obsahem kódu, může se zdát trochu složité hned na začátku s ním řídit projekty. Proto je zde funkce Šablony Notion, která vám pomůže. Najdete zde zdarma stovky relevantních šablon. Můžete také vyhledat online prémiové placené šablony, které vytvořili zkušení vývojáři Notion.
Jak funguje Notion?
Notion funguje jako flexibilní médium pro tvorbu obsahu pomocí systému založeného na blocích. Tyto bloky si můžete uspořádat a upravit, a tak vytvořit nástěnky projektu. Bloky mohou představovat různé typy informací, jako je text, databáze, kalendáře, zobrazení a další.
Notion se přizpůsobí vašim konkrétním potřebám, například přepnutí Kanban desky do databáze, a naopak, pomocí několika kliknutí.
Pro vzdálené podnikání nabízí pracovní prostory pro spolupráci, kam můžete pozvat interní i externí členy týmu. Můžete jej také použít jako pracovní prostor pro osobní produktivitu pro správu domácích prací, profesionálních úkolů a koníčků.
Správu projektů můžete zahájit přidáním prázdné stránky v Notion. Poté můžete z editoru bloků vyplnit další pole, například tabulky, nástěnky, kalendáře, galerie a další. Pokud má vaše firma více projektů nebo oddělení, můžete vytvořit samostatné týmové prostory Notion a do nich přidávat stránky.
Výhody Notion v PM
Hlavní výhodou Notion je funkce low-code vývoje stránek. Tento nástroj byste měli používat, pokud máte zkušenosti se správou projektů a chcete si vytvářet jedinečné pohledy, které žádná jiná firma nepoužívá. Máte také možnost transformovat stránku Notion do různých formátů, například wiki, databáze, webové stránky, řídicí panely, automatizované pracovní postupy a další.
Níže uvádím další významné výhody tohoto nástroje:
- Bezplatná zkušební verze pro bezplatný projekt.
- Bezplatná zkušební verze obsahuje všechny základní funkce pro správu komplexních projektů.
- Stránky můžete publikovat jako webové stránky bez nutnosti platit za hosting.
- Minimalistická platforma pro řízení projektů, která vás nebude rozptylovat.
Omezení Notion jako nástroje PM
- Notion má strmou křivku učení.
- Jeho flexibilita a přizpůsobení může být pro nové uživatele ohromující.
- Neobsahuje klasickou Ganttovu časovou osu.
- Vytvoření časové osy projektu v Notion vyžaduje odborné znalosti a manuální úsilí, pokud nepoužijete některou ze šablon.
Trello vs Notion: Porovnání funkcí
Tato tabulka vám pomůže pochopit, zda pro váš nadcházející projekt potřebujete Trello, nebo Notion:
| Porovnávané funkce | Trello | Notion |
| Automatizace | Vytvoření automatizace je snadné díky pokynům na obrazovce | Automatizace pracovních postupů projektu je náročný úkol |
| Šablony | Obrovská sbírka relevantních šablon PM pro mnoho oborů | Notion nabízí hlavně základní šablony zdarma; pokročilé šablony PM je nutné zakoupit od vývojářů Notion třetích stran |
| Kapacita nahrávání souborů | Neomezená, počínaje limitem 5 MB zdarma v bezplatném plánu a neomezeně pro všechny placené plány | Velikost nahrávaných souborů je 10 MB/soubor v bezplatném plánu a 250 MB/soubor ve všech placených plánech, celkově 5 GB pro přílohy v placených plánech |
| Historie stránek a činností | Protokol historie stránek a činností nebo historie pracovních prostorů projektu je k dispozici po celou dobu životnosti | Notion odstraňuje historii po 7 dnech v bezplatném plánu, 30 dnech v plánu Plus a 90 dnech v plánu Business; Neomezená historie stránek je k dispozici pouze v plánu Enterprise |
| Funkce webové stránky | Nástěnky Trello nemůžete publikovat jako webové stránky | Stránky Notion můžete publikovat jako webové stránky |
| Vlastní domény | Nástěnky Trello nemůžete publikovat jako webové stránky | Můžete si zakoupit vlastní domény notion.site pro veřejné webové stránky |
| Ganttův diagram a časové osy | Pomocí volně dostupných Power-Ups můžete v Trello snadno vytvářet Ganttovy diagramy nebo časové osy | Časovou osu v Notion si můžete vytvořit sami nebo použít některou z placených šablon zakoupených ze zdroje třetí strany |
| Správa pracovního prostoru | K dispozici pro plán Premium a Enterprise | K dispozici pouze pro plán Enterprise |
| API Přístup | Není k dispozici | K dispozici |
| Automatizace databází | Není k dispozici | K dispozici |
| Vytváření rozpočtů projektů | Nepodporováno | Podporováno |
| Vytváření účtů a faktur | Nepodporováno | Podporováno |
| Přístup k nápovědě a podpoře | Snadné | Složitější |
Projektový management – Případy použití Trello
Trello je vhodné pro projekty v oblastech marketingu, designu, strojírenství, lidských zdrojů, produktového managementu a dalších. Uvádím dva příklady použití, kde jsem Trello úspěšně využil:
#1. Plánování obsahu
Trello je skvělý nástroj pro správu kalendáře obsahu v marketingu. Marketingové týmy si mohou vytvářet nástěnky Trello pro plánování.
V nástěnkách můžete vytvářet seznamy, které představují fáze tvorby obsahu, například brainstorming, návrh, úpravy a publikování. Karty mohou představovat jednotlivé prvky obsahu (např. příspěvky na blogu, aktualizace na sociálních sítích) s přiřazenými úkoly a termíny.
#2. Sledování potenciálních zákazníků a prodejní kanál
Sledování potenciálních zákazníků a prodejního kanálu je s Trello také snadné. Měli byste vytvářet různé nástěnky pro různé prodejní projekty. Poté vytvořte seznamy, které budou představovat prodejní kanál nebo pracovní postup: Generování potenciálních zákazníků, Kvalifikace, Jednání a Uzavřené obchody. Jednotlivé karty Trello mohou představovat potenciální zákazníky a můžete je přiřazovat jednotlivým prodejcům.
Projektový management – Případ použití Notion
Notion můžete používat ke správě projektů v oblastech, jako je design, výroba, strojírenství a vývoj produktů. Uvádím příklad, kdy jsem Notion nedávno použil:
#1. Plán produktu a plánování funkcí
Týmy pro vývoj produktů a softwaru často používají Notion pro základní i komplexní fáze svých projektů. Můžete si nastavit databázi pro sledování funkcí nebo uživatelských příběhů, včetně detailů, jako je priorita, stav, příjemci a termíny. Poté propojíte komponenty databáze s prvky projektu, jako jsou tabulky, nástěnky, časové osy a kalendáře, abyste získali okamžitou vizualizaci.
Uživatelské vlastnosti, relace a filtry Notion navíc umožňují hloubkovou kategorizaci a priorizaci funkcí produktu. Nakonec můžete s Notion integrovat dokumenty, makety a poznámky ze schůzek.
Trello vs Notion: Verdikt
Pokud hledáte čistě základní až pokročilé řízení projektů, Trello je lepší volbou.
Za prvé, je to jednoduchý nástroj PM, který může používat každý. I jako nový uživatel můžete Trello používat pro správu projektů v malém měřítku, například osobní koníčky, seznamy úkolů, sdílení menších dokumentů nebo pro spolupráci s menším týmem.
Naopak, Notion vyžaduje praxi i od stávajících projektových manažerů. Než budete moci v Notion efektivně spravovat projekty, musíte porozumět použití časových os projektu, polí projektu, úkolů, závislostí a vlastnostem bloků.
Za druhé, ceny Trello jsou také dostupnější než u Notion. V Trello získáte zdarma dostatek funkcí pro správu komerčních projektů s malým týmem. Bezplatné funkce Notion jsou naopak značně omezené a určené pouze pro jednotlivé uživatele.
Pokud porovnáváme placené plány, standardní plán předplatného Trello nabízí mnohem více funkcí za dostupnou cenu než ekvivalentní předplatné Notion.
Následují alternativy softwaru Jira pro bezproblémové řízení projektů.