Hledáte na internetu nástroj pro řízení projektů, který se nejlépe hodí pro váš tým a podnikání?
Možná se ocitnete na rozcestí, zda zvolit vizuálně intuitivní, plně kanbanský přístup Trello nebo stránkově orientované, minimalistické a databázově zaměřené kvality Notion.
Pak jste na správném místě! Pocházím ze solidních zkušeností v oblasti testování a revizí softwaru a dnes porovnám oblíbené nástroje pro řízení projektů a práce Trello a Notion.
Přečtěte si tohoto dokonalého průvodce až do konce, když zvážím silné a slabé stránky Trello versus Notion, což vám umožní učinit informované a sebevědomé rozhodnutí.
Table of Contents
Co je Trello?
Trello je moderní, dynamický a vizuální nástroj pro řízení projektů vhodný pro jednotlivce, firmy, agentury a podniky. Nabízí vizuální a bezkódový přístup ke sledování úkolů a projektů, plánování, přidělování úkolů a komentování a nezávislí pracovníci nebo pracovníci na koncertech jej z těchto důvodů rádi používají.
Můžete vytvářet nástěnky, seznamy a karty, které představují různé aspekty vašeho osobního nebo profesního života, a snadno spravovat úkoly pomocí rozhraní přetahování.
Z obchodního a agenturního hlediska vyniká Trello jako nástroj pro kolaborativní řízení projektů a koordinaci týmu. Jeho sdílené nástěnky, úkoly a komunikace na platformě pomáhají podnikům a agenturám řídit projekty a pracovní sílu na vzdálených, místních a hybridních pracovních místech.
Čtěte také: Trello vs. monday.com: Porovnání nejlepších nástrojů pro řízení projektů
Trello jako nástroj pro řízení projektů (PM).
Projektové řízení, stejně jako ty, které používají nudné Ganttovy diagramy v Excelu, by pro vás nemělo být konečnou volbou. Zasloužíte si více a přichází Trello jako vizuální nástroj pro řízení projektů.
Ať už potřebujete pouze spravovat domácí práce nebo firmu zaměstnávající tisíce zaměstnanců, Trello vám nabízí vše, co potřebujete – což je jednoduchost, intuitivní uživatelské rozhraní, nejmodernější funkce nástroje PM a cenová dostupnost.
Níže naleznete funkce PM, díky kterým je Trello nezbytným nástrojem pro každého:
- Šablony Trello PM vám pomohou nastartovat projekty, aniž byste ztráceli čas plánováním.
- Pomocí automatizace Butler můžete automatizovat vývěsky Kanban nebo jiná zobrazení projektu pomocí tlačítek, příkazů a pravidel.
- Udělejte z Trello jediný nástroj pro vás a vaše zaměstnance tím, že propojíte další aplikace pomocí Power-Ups.
- Prozkoumejte jedinečné způsoby, jak se stát produktivními a ziskovými v projektech využívajících Trello Integrations.
- Sedm různých vizualizací úkolů a dílčích úkolů:
- Drag-and-drop Kanban desky
- Zobrazení časové osy pro lepší pochopení průběhu projektu
- Zobrazení kalendáře pro plánování, přeplánování a odhad týdenního nebo měsíčního využití pracovní síly
- Tabulkové zobrazení pro širokou veřejnost s přístupem k dalším informacím o úkolech
- Zobrazení řídicího panelu vám poskytuje pohled z ptačí perspektivy na jeden nebo více projektů na Trello
- Zobrazení pracovního prostoru pro vizualizaci projektů z různých oddělení nebo týmů
- Mapové pohledy, abyste získali perspektivu úkolů a projektů z regionálního hlediska
Jak Trello funguje?
Vaše cesta projektového řízení na Trello začíná vytvořením nového pracovního prostoru. Uvnitř pracovního prostoru Trello můžete vytvářet nástěnky a v rámci těchto nástěnek Trello můžete přidávat tolik seznamů a karet, kolik chcete. Můžete však také přidat Trello Boards přímo, ale musíte si vybrat nadřazený pracovní prostor.
Navigační tlačítka Trello najdete v levém horním panelu nástrojů a také na panelu na levé straně. Jakmile vytvoříte nový pracovní prostor, Trello přepne pohled na nově vytvořený pracovní prostor. Chcete-li najít stávající nebo prozkoumat předkonfigurované šablony Trello, můžete na panelu nástrojů Trello kliknout na možnosti jako Pracovní plochy, Poslední, S hvězdičkou a Šablony.
Jakmile jste uvnitř pracovního prostoru, můžete pomocí levého navigačního podokna procházet panely Kanban projektu, vidět, kdo pracuje na projektu na kartě Členové, nebo přepínat na alternativní zobrazení projektu, jako je tabulka nebo kalendář.
Výhody Trello v PM
Trello prakticky nemá žádnou křivku učení jako nástroj PM, a to je hlavní výhoda tohoto skvělého softwaru pro správu práce.
Další hlavní výhody jsou uvedeny níže:
- Profesionální a obchodní dokumenty můžete zabezpečit online díky strategii vícesměrného šifrování aplikace Trello. Šifruje data v klidu a během přenosu.
- Ať už pracujete ze stolního počítače, Chrome Booku nebo chytrého telefonu, existují vyhrazené aplikace a všechny aplikace mezi nimi synchronizují data. Takže můžete pozastavit práci v aplikaci Trello pro Android a obnovit práci na počítači se systémem Windows kdykoli a kdekoli.
- K dispozici je bezplatná zkušební verze, takže si ji můžete vyzkoušet, než si ji koupíte.
- Trello je vysoce přizpůsobivé a lze jej použít pro různé typy projektů, od osobních úkolů až po komplexní obchodní projekty.
Omezení Trello jako nástroje PM
- Vestavěná časová osa projektu založená na Ganttově diagramu není v Trello k dispozici. Můžete však nainstalovat Trello Power-Up a vytvořit jej.
- Nemůžete nastavit automatické sekvence úkolů nebo snadno vizualizovat závislosti mezi úkoly.
- Možnosti vytváření sestav Trello jsou ve srovnání se specializovanými nástroji pro řízení projektů základní.
Přečtěte si také: Trello vs. ClickUp: Výběr nejlepšího softwaru pro správu projektů
Co je pojem?
Představa je blokový nástroj produktivity. Můžete to dobře využít při vytváření wiki organizace, plánů vývoje produktů, stránek Cíle a klíčové výsledky (OKR), poznámek ze schůzek nebo plánovače dovolené.
Jako editor obsahu založený na blocích vám Notion umožňuje přidat téměř cokoli na vaši nástěnku řízení projektu. Můžete například přidat bloky pro texty, čísla, nadpisy, tabulky, uvozovky, popisky, obrázky atd.
Nejlepší na Notion je, že můžete své dílo publikovat jako veřejný web, takže k němu může kdokoli bezpečně přistupovat bez úpravy obsahu. Pokud se tedy chystáte spustit crowdfunding nebo projekty veřejného zájmu, Notion vám poskytne platformu pro vytvoření projektových rad a publikování projektu jako webové stránky.
Notion je nejvhodnější pro jednotlivce i firmy. Můžete také vyvíjet vlastní pohledy a pracovní postupy na Notion s využitím jeho přístupu k vývoji s nízkým obsahem kódu. Tato funkce se hodí, když chcete svým zákazníkům nebo klientům vytvořit jedinečný zážitek.
Pojem jako nástroj projektového řízení (PM).
Notion je komplexní nástroj pro řízení projektů. Pro nástroj PM můžete získat všechny druhy funkcí, jako jsou Blocks in Notion. Ať už se jedná o zobrazení projektu, řazení a filtrování, závislosti projektu, podskupiny, databáze a vlastnosti projektu, máte vše, co potřebujete.
Vzhledem k tomu, že Notion je minimalistický nástroj pro produktivitu s nízkým obsahem kódu, může vám připadat trochu složité začít na něm řídit projekty hned první den. Zde přichází na vaši záchranu funkce Notion Template. Na Notion Templates najdete zdarma stovky relevantních šablon. Nebo můžete jít online a vyhledat prémiové a placené šablony vytvořené zkušenými vývojáři Notion.
Jak funguje pojem?
Notion funguje jako flexibilní médium pro vytváření obsahu, které využívá systém založený na blocích. Uspořádáním a přizpůsobením těchto bloků můžete vytvořit nástěnky projektu. Bloky mohou představovat různé typy informací, jako je text, databáze, kalendáře, pohledy a další.
Notion se přizpůsobí vašim konkrétním potřebám, jako je například přepnutí Kanban desky projektového řízení do databáze nebo naopak pomocí několika kliknutí.
Pro potřeby vzdáleného podnikání nabízí pracovní prostory pro spolupráci, kam můžete pozvat interní a externí členy. Naopak, můžete jej použít pouze jako pracovní prostor pro osobní produktivitu pro správu domácích prací, profesionálních úkolů a koníčků.
Projekty můžete začít spravovat přidáním prázdné stránky na Notion. Poté můžete z plátna editoru bloků vyplnit další pole, jako jsou tabulky, nástěnky, kalendáře, galerie a další. Máte-li ve své firmě několik projektů nebo oddělení, můžete vytvořit jednotlivé Notion Teamspaces a přidat Notion Pages do těchto pracovních prostorů.
Výhody Notion v PM
Primární výhodou Notion je jeho funkce pro vývoj stránky s nízkým kódem. Tento nástroj musíte použít, pokud máte zkušenosti s řízením projektů a chcete vytvářet jedinečné pohledy, které žádný jiný podnik nepoužívá. Máte také flexibilitu pro transformaci stránky Notion do různých formátů, jako jsou wiki, databáze, webové stránky, řídicí panely, automatizované pracovní postupy a tak dále.
Níže naleznete další důležité výhody tohoto nástroje:
- Bezplatná zkušební verze pro bezplatný projekt.
- Bezplatná zkušební verze obsahuje všechny základní funkce potřebné pro správu složitých projektů.
- Publikujte stránky jako webové stránky ve skutečném světě bez placení jakýchkoli poplatků za hosting.
- Minimalistická platforma pro řízení projektů bez rozptylování.
Omezení pojmu jako nástroje PM
- Pojem přichází se strmou křivkou učení.
- Jeho flexibilita a přizpůsobení může být pro nové uživatele ohromující.
- Nepřichází s klasickou Ganttovou časovou osou.
- Vytváření časové osy projektu v Notion vyžaduje odborné znalosti a hodně manuálního úsilí, pokud nechcete používat některou ze šablon Notion.
Trello vs Notion: Porovnání funkcí a funkcí
Tato tabulka vám pomůže pochopit, zda potřebujete Trello nebo Notion pro nadcházející projekt:
Porovnané funkce TrelloNotionAutomationVytváření automatizace je snadné díky pokynům na obrazovceAutomatizace pracovních postupů projektu je náročný úkolTemplatesObrovská sbírka relevantních šablon PM pro mnoho místNotion nabízí hlavně základní šablony zdarma; Musíte si zakoupit pokročilé šablony PM od vývojářů Notion třetích stran Kapacita nahrávání souborů Neomezená počínaje limitem 5 MB zdarma v bezplatném plánu a neomezeně pro všechny placené plány Velikost nahrávání souboru 10 MB/soubor pro bezplatný plán a 250 MB/soubor pro všechny placené plány 5 GB pouze na přílohu v placených plánech Protokol historie stránek a činností nebo historie pracovních prostorů projektu jsou k dispozici po celou dobu životnostiNotion odstraní historii po 7 dnech pro úroveň zdarma, 30 dní pro úroveň Plus a 90 dní pro úroveň Business; Neomezená historie stránek je k dispozici pouze pro plán Enterprise Funkce webové stránkyNemůžete publikovat nástěnky Trello jako webové stránkyStránky Notion můžete publikovat jako webové stránkyVlastní doményNelze publikovat nástěnky Trello jako webové stránkyMůžete si koupit vlastní domény notion.site pro veřejné webové stránkyGanttův diagram a časové osyMůžete snadno vytvářejte Ganttovy diagramy nebo časové osy v Trello pomocí volně dostupných Power-Ups. Časovou osu na Notion si můžete vytvořit sami nebo použít kteroukoli z placených šablon zakoupených ze zdroje třetí strany. Správa pracovního prostoruDostupné pro plán Premium a EnterpriseDostupné pouze pro plán EnterpriseAPI PřístupNe k dispoziciAvailableDatabázová automatizaceNení k dispoziciDostupnéVytváření rozpočtů projektůNepodporovánoPodporovánoVytváření účtů a fakturNepodporovánoPodporovánoPřístup k nápovědě a podpořeEasyChallenging
Projektový management Případy použití Trello
Trello vyhovuje projektům jako Marketing, Design, Engineering, Human Resources, Product Management atd. Zde jsou dva případy použití, kdy jsem úspěšně použil Trello:
#1. Plánování kalendáře obsahu
Trello vyniká ve správě kalendáře obsahu pro marketing. Vaše marketingové týmy mohou vytvářet nástěnky Trello pro účely plánování.
V Nástěnkách můžete přidat seznamy a uspořádat tak fáze vytváření obsahu, jako je vymýšlení, navrhování, úpravy a publikování. Karty by mohly představovat jednotlivé části obsahu (např. blogové příspěvky, aktualizace sociálních médií) s úkoly a termíny pro splnění termínů.
#2. Sledování potenciálních zákazníků a prodejní kanál
Sledování potenciálních zákazníků a sledování prodejního kanálu je s Trello také snadné. Měli byste vytvořit různé nástěnky pro různé prodejní projekty. Poté vytvořte tyto seznamy, které budou představovat prodejní kanál nebo pracovní postup: Generování potenciálních zákazníků, Kvalifikace, Vyjednávání a Uzavřené nabídky. Jednotlivé karty Trello mohou představovat potenciální zákazníky nebo potenciální zákazníky. Karty můžete také přiřadit různým prodejcům.
Project Management Use Case of Notion
Notion můžete použít ke správě projektů z oblastí, jako je navrhování, výroba, inženýrství a vývoj produktů. Zde je příklad, kdy jsem nedávno použil Notion:
#1. Plán produktu a plánování funkcí
Týmy vývoje produktů a softwaru často používají Notion pro základní a komplexní fáze svých projektů. Můžete nastavit databázi pro sledování funkcí nebo uživatelských příběhů, včetně podrobností, jako je priorita, stav, příjemci a termíny. Poté propojte komponenty databáze s prvky projektu, jako jsou zobrazení tabulky, zobrazení desky, zobrazení časové osy a zobrazení kalendáře pro okamžitou vizualizaci.
Navíc uživatelské vlastnosti, vztahy a filtry Notion umožňují hloubkovou kategorizaci a prioritizaci funkcí produktu. Nakonec můžete s Notion integrovat dokumenty, makety a poznámky ze schůzek.
Trello vs Notion: Verdikt
Pokud hledáte čistě od základního až po pokročilé řízení projektů, Trello je tou nejlepší volbou.
Za prvé, je to jednoduchý nástroj PM, který může používat každý. Jako nový uživatel můžete používat správu projektů v malém měřítku s osobními koníčky, seznamy úkolů, sdílení příloh malých dokumentů, spolupráci v malém měřítku atd.
Naopak, Notion vyžaduje praxi pro nové i stávající projektové manažery. Než budete moci úspěšně spravovat projekty na Notion, musíte rozumět použití časových os projektu, polí projektu, úkolů, závislostí úkolů a vlastností bloků.
Za druhé, ceny Trello jsou také dostupnější než Notion. Získáte slušné množství funkcí pro správu komerčních projektů na Trello s malým týmem zdarma. Na druhou stranu jsou bezplatné funkce Notion značně omezené a pouze pro jednotlivé uživatele.
Při zvažování placených plánů nabízí standardní plán předplatného Trello mnohem více funkcí za dostupnou cenu než stejné předplatné Notion.
Další na řadě jsou alternativy softwaru Jira pro bezproblémové řízení projektů.