Vše, co potřebujete vědět o spoluautorství v Excelu
Spolupráce na dokumentech Excelu v reálném čase, nazývaná také spoluvytváření, umožňuje vám a vašim kolegům současně pracovat na jednom excelovém sešitu. Všechny změny jsou okamžitě viditelné pro všechny zúčastněné, a to na jakémkoli zařízení, kde je nainstalován Excel pro Office 365, webová verze, nebo jakákoli mobilní aplikace.
Abyste mohli efektivně spoluvytvářet dokumenty v Excelu, je nutné mít nainstalovanou nejnovější verzi Office 365.
Sdílení sešitu pro společnou práci
Základním krokem pro spolupráci je sdílení vašeho sešitu. Nejprve je nutné jej uložit na cloudové úložiště OneDrive nebo do knihovny SharePoint Online. Poté klikněte na tlačítko "Sdílet" v pravém horním rohu aplikace.
Pokud jste sešit dosud neuložili na OneDrive nebo SharePoint, budete k tomu vyzváni. Po uložení se zobrazí panel Sdílení.
Do pole na panelu Sdílení zadejte e-mailové adresy osob, se kterými chcete sdílet sešit. Následně klikněte na rozevírací tlačítko, kde určíte, zda budou mít spolupracovníci oprávnění sešit pouze prohlížet, nebo i upravovat. Volitelně můžete přidat krátkou zprávu.
Kliknutím na "Sdílet" odešlete pozvánky e-mailem.
Pozvaní uživatelé obdrží e-mail s odkazem, na který stačí kliknout a ihned se připojí k sdílenému sešitu.
Alternativně, pokud nechcete posílat pozvánky e-mailem, můžete kliknout na "Získat odkaz pro sdílení" v dolní části panelu Sdílení a sdílet odkaz libovolným jiným způsobem.
Panel Sdílení také zobrazuje seznam všech osob, se kterými aktuálně sdílíte daný sešit.
Jak se ostatní připojí k sdílenému sešitu
Když se někdo připojí k sdílenému sešitu poprvé, otevře se mu sešit v aplikaci Excel pro web. V této verzi může každý uživatel nejen upravovat dokument, ale také sledovat, kdo další je v sešitu a jaké změny právě provádí.
Pokud chce uživatel pracovat přímo v klasické desktopové verzi Excelu, může kliknout na "Otevřít v desktopové aplikaci".
Spolupráce v praxi
Ve většině verzí Excelu, jako je Office 365, webová verze i mobilní aplikace, vidíte v reálném čase, kdo se právě pohybuje v sešitu a kde má kurzor. Navíc, kurzory jednotlivých spolupracovníků jsou barevně odlišeny, což usnadňuje orientaci.
Je však nutné zdůraznit, že ne všechny verze Excelu podporují tuto funkci vizualizace kurzorů. I když nevidíte kurzory ostatních, změny provedené ostatními jsou stále viditelné.
Pro zobrazení kurzorů všech spolupracovníků v reálném čase, je nutné používat Excel pro Office 365 a mít zapnutou funkci Automatické ukládání, kterou najdete v levém horním rohu panelu nástrojů.
Používejte komentáře
Další užitečnou funkcí pro efektivní spolupráci jsou komentáře. Umožňují vést diskuzi přímo u jednotlivých buněk, aniž by se měnily hodnoty v nich obsažené.
Chcete-li přidat komentář, klikněte na buňku, kterou chcete okomentovat, a poté v záložce Recenze zvolte "Nový komentář".
Napište komentář a poté klikněte na tlačítko Odeslat (zelená šipka).
Komentář se zobrazí s ikonou v rohu buňky, která má stejnou barvu, jako vaše identifikační barva v režimu spolupráce.
Když najede kurzorem na buňku, kde je komentář, zobrazí se všem autorům. Pro odpověď na komentář, klikněte na ikonu komentáře. Otevře se panel Komentáře, kde můžete vložit svou reakci.
Pokud chcete zobrazit všechny komentáře v sešitu, klikněte na tlačítko "Komentáře" v pravém horním rohu aplikace.
Otevře se panel "Komentáře", kde jsou všechny komentáře zobrazeny v chronologickém pořadí. Každý komentář obsahuje také odkaz na buňku, které se týká.
Diskuze přímo v sešitu pomocí komentářů je velkým usnadněním práce, protože není nutné používat externí komunikační prostředky, jako je e-mail nebo chat.
