Optimalizace vašeho Gmailu: Průvodce nastavením pro efektivnější práci
Gmail je nepochybně mocným nástrojem pro správu e-mailů, který usnadňuje organizaci a pomáhá udržet si přehled o důležitých zprávách. Pokud Gmail používáte jako hlavního e-mailového klienta, je přirozené, že se zajímáte o jeho možnosti optimalizace, abyste z něj vytěžili maximum.
Gmail nabízí širokou škálu možností přizpůsobení, které vám umožní doladit jeho fungování dle vašich individuálních potřeb. Ať už chcete upravit vzhled uživatelského rozhraní, získat pomoc s psaním zpráv, nebo detailněji spravovat proces odesílání a přijímání e-mailů, téměř vše lze upravit v nastavení.
V následujícím textu vám ukážeme některá klíčová nastavení Gmailu, která můžete upravit pro zvýšení produktivity a zlepšení celkového vzhledu a chování vašeho e-mailového klienta.
Poznámka: Všechna níže uvedená nastavení naleznete buď v nabídce „Ozubené kolečko“ v pravém horním rohu webové aplikace Gmail, nebo v podrobném nastavení, které otevřete kliknutím na tlačítko „Zobrazit všechna nastavení“ v menu ozubeného kolečka.
Úprava hustoty zobrazení e-mailů
V nabídce „Ozubené kolečko“ najdete možnost změnit hustotu zobrazení e-mailů, což vám umožní zobrazit na obrazovce více zpráv najednou. Standardní nastavení „Výchozí“ zobrazuje e-maily včetně ikon příloh. Pokud chcete hustotu snížit, můžete zvolit možnost „Pohodlné“, která skryje ikony příloh.
Pro další snížení hustoty můžete přepnout do „Kompaktního“ režimu, který zmenší každý řádek e-mailu a umožní vám tak zobrazit ještě více zpráv na obrazovce. Osobně preferuji „Kompaktní“ režim, protože usnadňuje rychlé procházení velkého množství e-mailů bez nutnosti častého rolování. Pokud jste zvyklí na „Výchozí“ režim, můžete vyzkoušet „Pohodlné“ nastavení, které skryje pouze ikony příloh, zatímco zbytek zůstane nezměněn.
Zrušení odeslaných e-mailů
Stává se, že při psaní e-mailu omylem kliknete na tlačítko „Odeslat“, nebo si po odeslání uvědomíte, že jste v e-mailu něco zapomněli upravit. Pro takové případy Gmail nabízí možnost zrušit odeslané zprávy po stanovenou dobu.
V hlavním nastavení Gmailu, na kartě „Obecné“, najdete možnost „Vrátit odeslání“. Můžete si vybrat dobu, po kterou bude možné e-mail zrušit, a to 5, 10, 20 nebo 30 sekund. Po uplynutí této doby už nebude možné odeslání zrušit.
Po aktivaci této funkce se při každém odeslání e-mailu zobrazí vyskakovací okno „Zpět“, které zůstane viditelné po dobu, kterou jste vybrali v nastavení. Kliknutím na „Zpět“ se odeslání e-mailu zruší a zpráva se uloží jako rozpracovaný koncept, který můžete dále upravovat.
Je však třeba mít na paměti, že aktivace této funkce mírně zpozdí doručení vašich e-mailů, protože Gmail je odešle až po uplynutí nastavené doby.
Úprava počtu zobrazených e-mailů na stránce
Počet e-mailů, které se zobrazují na stránce, lze upravit. Pokud denně dostáváte velké množství e-mailů, je vhodné toto číslo zvýšit, abyste nemuseli neustále klikat na tlačítko pro další stránku.
Pro změnu tohoto nastavení přejděte v nastavení na kartě „Obecné“ do sekce „Maximální velikost stránky“ a vyberte požadovaný počet e-mailů. Můžete si vybrat od 10 do 100 e-mailů na stránku.
Změna panelu pro čtení e-mailů
Pokud vás nebaví otevírat e-maily jednotlivě, můžete změnit zobrazení panelu pro čtení tak, aby se obsah e-mailů zobrazoval vedle seznamu zpráv. V dolní části nabídky „Ozubené kolečko“ najdete sekci „Panel čtení“, kde si můžete vybrat z možností „Vpravo od doručené pošty“ nebo „Pod doručenou poštu“.
Možnost „Vpravo od doručené pošty“ zobrazí obsah e-mailu na pravé straně seznamu zpráv a možnost „Pod doručenou poštu“ zobrazí obsah e-mailu ve spodní části okna, zatímco seznam zpráv zůstane v horní části. Velikost jednotlivých panelů si můžete upravit dle potřeby.
Zapnutí/vypnutí chytrého psaní
Funkce „Chytré psaní“ v Gmailu nabízí prediktivní návrhy, které vám pomáhají rychleji psát e-maily automatickým doplňováním běžných frází. Tyto návrhy se přizpůsobují vašemu stylu psaní a jsou vylepšovány umělou inteligencí.
Pokud vám však tato funkce nevyhovuje, můžete ji vypnout. Ať už ji chcete aktivovat nebo deaktivovat, přejděte v nastavení na kartě „Obecné“ na možnost „Chytré psaní“ a zapněte nebo vypněte její funkci.
Přímo pod touto možností máte také možnost vypnout personalizaci pro „Chytré psaní“, pokud nechcete, aby vám systém navrhoval na základě vašeho stylu psaní.
Zapnutí/vypnutí zobrazení konverzací
Gmail ve výchozím nastavení seskupuje e-maily se stejným předmětem do konverzací, což usnadňuje sledování komunikace. Pokud však preferujete starší styl zobrazení e-mailů, můžete tuto funkci vypnout a zobrazovat každý e-mail zvlášť.
Pro aktivaci nebo deaktivaci zobrazení konverzací otevřete nabídku „Ozubené kolečko“ a přejděte dolů. Zde zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka u možnosti „Zobrazení konverzace“ v sekci „E-mailové vlákno“.
Zapnutí/vypnutí „Nudges“
„Nudges“ je funkce připomenutí v Gmailu, která vám připomíná, abyste odpověděli na e-mail nebo zareagovali na odeslanou zprávu, pokud na to zapomenete. Ačkoli je tato funkce užitečná, může být pro některé uživatele rychle otravná, protože vás může upozorňovat i na e-maily, na které nechcete odpovídat.
Pro vypnutí nebo zapnutí „Nudges“ přejděte v nastavení na kartě „Obecné“ na možnost „Šťouchnutí“ a upravte zde dostupné možnosti. Můžete povolit nebo zakázat pouze jednu z těchto možností, pokud chcete používat „Nudges“ pouze částečně.
Zobrazení ikony s počtem nepřečtených zpráv
V Gmailu existuje možnost zobrazit počet nepřečtených zpráv přímo na ikoně karty. To může být užitečné, pokud potřebujete mít přehled o počtu nepřečtených zpráv bez nutnosti přepínání mezi kartami.
Pro aktivaci této funkce přejděte v hlavním nastavení Gmailu na kartu „Rozšířené“ a povolte možnost „Ikona nepřečtené zprávy“. Nyní se vám počet nepřečtených e-mailů bude zobrazovat přímo v horní části ikony Gmailu na kartě. Tato funkce však sleduje pouze nepřečtené zprávy do počtu 100.
Indikátory úrovně adresování
Pokud je pro vás důležité vědět, zda byl e-mail odeslán přímo vám, skupině lidí nebo seznamu adresátů, můžete v Gmailu zapnout indikátory úrovně adresování. Tato funkce vám pomůže rozlišit mezi osobními nabídkami a reklamními e-maily.
Na kartě „Obecné“ přejděte na konec stránky a vyberte možnost „Zobrazit indikátory“ u sekce „Indikátory osobní úrovně“. Po aktivaci se nad e-maily zobrazí ikony se šipkami. Jedna šipka znamená, že e-mail byl odeslán skupině, dvě šipky indikují, že e-mail byl zaslán pouze vám, a žádná šipka znamená, že e-mail byl odeslán na seznam adresátů.
Odesílání e-mailů z jiné adresy
Pokud máte více účtů Gmail (například pracovní a osobní), můžete je přidat do svého hlavního účtu a odesílat e-maily z různých adres bez nutnosti se do nich přihlašovat. To je praktické, pokud potřebujete často posílat e-maily z různých adres a nechcete přepínat mezi účty.
V nastavení Gmailu přejděte na kartu „Účty a import“ a v sekci „Odeslat poštu jako“ klikněte na tlačítko „Přidat další e-mailovou adresu“.
Otevře se nové okno. Zadejte sekundární e-mailovou adresu a její název a klikněte na tlačítko „Další krok“. Gmail odešle na tuto adresu ověřovací e-mail. Po ověření bude adresa přidána.
Po přidání adresy budete mít možnost vybrat si, z jaké adresy chcete odesílat e-maily při vytváření nové zprávy.
Použití prioritní pošty
Ačkoli standardní zobrazení doručené pošty vyhovuje většině uživatelů, pokud se chcete soustředit na důležité zprávy, je pro vás prioritní pošta lepší volbou. Jak název napovídá, prioritní pošta rozděluje vaši doručenou poštu do sekcí. Nejprve se zobrazí důležité nepřečtené e-maily, dále e-maily označené hvězdičkou a nakonec ostatní e-maily.
Prioritní pošta zobrazí důležité e-maily ze všech složek včetně akcí a sociálních sítí. Pokud se chcete dozvědět, jak Gmail určuje, které e-maily jsou pro vás důležité, podívejte se na tuto stránku podpory Gmailu.
Pro přepnutí na prioritní poštu přejděte v nastavení Gmailu na kartu „Doručená pošta“ a v sekci „Typ doručené pošty“ vyberte „Prioritní pošta“.
Jednotlivé sekce jsou plně přizpůsobitelné. Můžete přidat další sekci, změnit počet položek v každé sekci, změnit prioritu sekcí, skrýt sekci, když je prázdná, a provést mnoho dalších úprav.
Použití a úprava klávesových zkratek
Gmail nabízí klávesové zkratky pro téměř všechny akce, které vám umožní používat aplikaci bez dotyku myši. Zde najdete kompletní seznam klávesových zkratek pro Gmail. Naučte se ty, které nejčastěji používáte.
V nastavení Gmailu na kartě „Obecné“ se ujistěte, že je v sekci „Klávesové zkratky“ zvolena možnost „Klávesové zkratky zapnuty“.
Kromě toho si můžete klávesové zkratky v Gmailu upravit a používat vlastní kombinace. Upravovat však můžete pouze hlavní zástupce pro navigaci a správu doručené pošty.
Pro aktivaci této funkce přejděte na kartu „Rozšířené“ a povolte možnost „Vlastní klávesové zkratky“.
Objeví se nová karta „Klávesové zkratky“, kde uvidíte seznam přizpůsobitelných zkratek. U každé akce můžete přiřadit dvě vlastní zkratky v textových polích vedle ní.
Závěrem
Osobně využívám všechna zmíněná nastavení a opravdu mi usnadňují používání Gmailu. I když některá nastavení jsou ve výchozím stavu aktivovaná (například „Chytré psaní“), je dobré zkontrolovat, zda jsou nakonfigurována dle vašich preferencí.