Základním cílem zahájení jakéhokoli projektu by mělo být jasné pochopení toho, jak má vypadat jeho budoucí úspěch.
Jedním z klíčových prvků, které k tomu mohou vést, je dobře definovaný rozsah projektu. Nicméně jeho stanovení není jednoduchou záležitostí.
Rozsah projektu není pouze soupis cílů, milníků, výstupů, nezbytných úkolů, rozepsaných nákladů, potřebných zdrojů a termínů.
Často také explicitně vymezuje, co projekt nepřinese. I když se to může zdát paradoxní, protože projekt by se měl věnovat pouze tomu, co je v jeho rámci, někteří lidé to rádi zdůrazňují pro větší jistotu.
Jde o dokumentaci, která shrnuje dohody všech zúčastněných stran a která by měla sloužit jako referenční bod po celou dobu trvání projektu. Podívejme se tedy, jak k sestavení takového dokumentu můžeme přistupovat.
Vytváření rozsahu projektu
Než něco vznikne, je nezbytné vygenerovat množství nápadů a podkladů, které budou tvořit potenciální budoucí rozsah projektu. Existuje několik metod, které k tomu můžete využít, a zde je jejich přehled.
1. Brainstorming
Brainstorming je metoda, která je sice stará, ale stále platí, že kvalitní brainstorming dokáže překvapit stejně jako před lety.
Cílem je shromáždit skupinu zainteresovaných stran a vygenerovat co nejvíce nápadů. Následně se tyto nápady projdou, vylepší, prioritizují a nakonec se dohodne na finální sadě prohlášení tvořících požadavky projektu.
Moderátor takové diskuse je zásadní pro úspěch, neboť musí zajistit, aby diskuse směřovala k cíli a zároveň zachovala prostor pro generování nápadů.
Alternativou je vytvoření ohniskových skupin, které fungují na podobném principu, ale s více skupinami zúčastněných stran. To může být užitečné, pokud mají zainteresované strany odlišné oblasti kompetencí.
2. Rozhovory
Další možností je uspořádat individuální rozhovory se zúčastněnými stranami. To může zredukovat chaos, ale vyžaduje to také vysoké nároky na tazatele.
3. Průzkumy
Méně efektivní, ale stále možnou metodou je provádění podrobných průzkumů s předem definovanými odpověďmi. To omezuje autenticitu zúčastněných stran, ale pokud máte o možnostech lepší přehled, může to být smysluplné.
4. Benchmarking
Zkuste prozkoumat a shromáždit rozsah projektů z několika podobných iniciativ, které se chystáte zahájit. Shromáždění osvědčených postupů a potenciálních překážek může zjednodušit proces. Je to sice méně inovativní, ale pokud to je váš cíl, pak je to v pořádku.
5. Prototypování
Tato metoda je velmi zajímavá a pravděpodobně se nevyužívá dostatečně často. Spočívá ve vytvoření makety finálního produktu a identifikaci požadavků a potenciálních problémů z tohoto funkčního prototypu. Tak získáte hmatatelné informace ještě před samotným zahájením projektu.
6. Struktura rozpisu práce (WBS)
WBS je klasický způsob strukturování budoucích úkolů projektu. Problém je v tom, že hned na začátku musíte znát a předvídat všechny úkoly, které během projektu budete potřebovat.
V praxi se to stává zřídka, a tak se WBS během projektu aktualizuje a upravuje. Tímto ale poněkud ztrácí svůj původní smysl. Nicméně, je to platný způsob definování rozsahu projektu pomocí seznamu očekávaných úkolů.
Proč je rozsah projektu důležitý?
Rozsah projektu vymezuje jeho hranice a stanovuje očekávání ohledně jeho výstupů. Zde jsou další důvody, proč je rozsah projektu tak důležitý:
1. Jasnost
Klíčové je mít jasnou představu o tom, jak bude výstup vypadat. Bez této vize nelze jednoznačně definovat, jak má vypadat úspěch.
2. Stanovení očekávání
Rozsah stanoví očekávání pro tým, zúčastněné strany a uživatele. Tím se odstraňují, nebo alespoň minimalizují budoucí konflikty a nedorozumění. Definuje, jak postupovat v neočekávaných situacích.
3. Směrování
Dobře definovaný rozsah projektu slouží jako vodítko pro rozhodování. Každé rozhodnutí by mělo být v souladu s cíli projektu.
Směrnice také pomáhají projektu držet se původních hranic a nerozšiřovat se nadměrně.
4. Správa zdrojů
Rozsah projektu usnadňuje správu zdrojů tím, že identifikuje úkoly a výstupy potřebné k dokončení projektu. Tím se zajišťuje odpovídající alokace zdrojů.
Součásti rozsahu projektu
Nyní, když víme, jak rozsah projektu vytvářet a proč je důležitý, je zásadní porozumět jeho součástem, které by měl zahrnovat.
- Cíle projektu
- Popisují celkové záměry a účel projektu a čeho přesně má projekt dosáhnout.
- Dodávky
- Seznam dokumentů, služeb nebo kompletních produktů, které jsou součástí očekávaného výstupu projektu.
- Milníky
- I když je plán projektu určen konkrétním časovým rámcem, existují klíčové body nebo kontrolní body na časové ose projektu, které určují správný průběh celého projektu. Jejich přesné vymezení zajišťuje, že pokud budou milníky splněny, projekt je na dobré cestě.
- Hranice rozsahu
- To je explicitní definice toho, co je v rozsahu projektu a co je mimo něj. Může být užitečné zahrnout do seznamu mimo rozsah i ty položky, o kterých by se některé zainteresované strany mohly domnívat, že jsou součástí rozsahu.
- Předpoklady
- Zdokumentujte všechny předpoklady, které byly o projektu učiněny. To může zahrnovat časové osy, milníky, rozpočty nebo alokaci zdrojů. Může také obsahovat věcné předpoklady o konkrétních výstupech.
- Omezení
- Pokud existují jakákoli omezení, která by mohla ovlivnit průběh projektu, uveďte je zde.
- Rizika
- Identifikujte všechna potenciální rizika, která by mohla ohrozit nebo výrazně ovlivnit projekt. Důležité je také definovat strategie pro zmírnění těchto rizik.
- Zúčastněné strany
- V této části je třeba identifikovat všechny klíčové zainteresované strany, jejich role a odpovědnosti.
- Kritéria přijatelnosti
- Toto je klíčová část, která definuje, kdy je dodávka považována za úspěšnou nebo dokončenou. Co přesně musí být splněno, aby byl projekt označen jako dokončený?
Šablona pro vytvoření rozsahu projektu
Společně tyto prvky vytvářejí šablonu pro úspěšné vytvoření rozsahu projektu, který definuje celý jeho životní cyklus. Zde je postupný návod, jak vytvořit prohlášení o rozsahu projektu pro vývoj softwaru, aplikace nebo webu:
➡️ Definujte cíle projektu pomocí jedné z výše popsaných metod. Začněte celkovými cíli a následně je převeďte na konkrétní požadavky. To by mělo zahrnovat definici toho, čeho má software nebo webová stránka dosáhnout jako konečný výsledek.
➡️ Identifikujte výstupy projektu, jako jsou produkty, dokumenty, služby nebo jiné důležité činnosti, které jsou měřítkem úspěchu projektu. To může zahrnovat seznam funkcí softwaru nebo webové stránky.
➡️ Definujte hranice projektu, včetně toho, co je zahrnuto a co nikoli. To by mělo obsahovat jasný popis omezení a výjimek projektu.
➡️ Identifikujte předpoklady projektu, které jsou pro něj platné, například předpoklady o zdrojích, harmonogramech nebo rozpočtech.
➡️ Definujte omezení projektu, která mohou ovlivnit jeho průběh. To může zahrnovat oblasti podobné předpokladům, ale tentokrát z hlediska omezení (co se stane, pokud se něco stane jinak, než bylo dohodnuto).
➡️ Identifikujte rizika projektu a strategie pro jejich překonání. Rizika nejsou ještě rozvinuté problémy, takže je dobré je řešit dříve, než se jimi stanou.
➡️ Uveďte zainteresované strany, jejich role a odpovědnosti.
➡️ Definujte kritéria přijetí projektu, která musí být splněna, aby byl projekt považován za dokončený a úspěšný. To je komplexní popis toho, jak vypadá úspěšný výsledek projektu.
Osvědčené postupy pro vytvoření rozsahu projektu
Při vytváření rozsahu projektu je vždy dobré zvážit zkušenosti z minulosti.
Již bylo realizováno mnoho projektů, a proto by se dalo předpokládat, že je toto téma důkladně prozkoumáno a každý nový projekt by měl být úspěšný.
Je zajímavé, že to není pravda. I dnes existuje mnoho projektů, které nejsou úspěšné. Jedním z důvodů může být nedostatečné vymezení rozsahu projektu. Zde jsou některé osvědčené postupy pro vytvoření spolehlivého rozsahu projektu.
1. Zapojte zúčastněné strany
Zapojte všechny zainteresované strany co nejdříve a v maximální možné míře. Čím méně dohadů a více faktů, tím lépe pro projekt. Odložení nápadů a přání klíčových zainteresovaných stran může vést k problémům během trvání projektu.
Většina z nich se projeví ve fázi akceptačních kritérií projektu, což je nejhorší čas pro řešení problémů v původních termínech projektu.
2. Držte se šablon a procesů
Čím méně pevných procesů, tím větší je pravděpodobnost chaosu. Procesy dodají projektu strukturu. Šablony implicitně definují očekávání formy a výstupy budou pravděpodobněji přijaty dříve.
3. Buďte konkrétní a měřitelní
Používejte jazyk srozumitelný všem zúčastněným stranám. Komunikujte konkrétními fakty, ne emocemi. Nevytvářejte prohlášení tak, aby někomu kryla záda v případě, že něco nepůjde podle plánu. Otevřená, upřímná a měřitelná formulace pro všechny je nejlepší zárukou dobrých vztahů.
4. Spolupráce
Při rozhodování se snažte o co největší spolupráci. Zapojte co nejvíce zainteresovaných stran. Jejich názory jsou důležité a je dobré je zohlednit při formulování závěrů. Snažte se porozumět dříve, než zainteresované strany porozumí vám.
5. Časté kontroly a aktualizace
Provádějte revize a aktualizace rozsahu co nejdříve. Čím později se změny zavedou, tím těžší bude řešit jejich důsledky. Čekání s problémy na to, zda se samy vyřeší, se nikdy neukázalo jako dobrá strategie.
Výhody dobrého rozsahu projektu
Pokud jste se řídili výše uvedenými radami, vytvořili jste pevné šablony a procesy, zapojili všechny zainteresované strany a vytvořili strukturovaný rozsah projektu, jaké jsou výhody?
Za prvé, můžete očekávat výrazné zlepšení v plánování projektů. Protože jste do plánování investovali čas, jste lépe připraveni na jakékoli plánovací aktivity během projektu.
Můžete také očekávat lepší komunikaci mezi všemi stranami a zainteresovanými stranami. Všichni mají jasné cíle a jsou na stejné vlně. Pokud všichni popisují úspěch stejnými slovy, jste synchronizováni.
Snížení neplánovaných rizik je dalším vedlejším efektem dobrého rozsahu projektu. Čím více úsilí věnujete definici rizik a jejich zmírňování, tím menší je pravděpodobnost neočekávaných situací. Máte také lepší pozici pro provádění změn plánu projektu, pokud je to nutné.
Dále je zde zlepšení správy zdrojů. Dobrý plán vede k optimální alokaci správných lidí do správných fází projektu. To je přirozený důsledek dobrého plánování.
Dalším vedlejším efektem je to, že vaše zainteresované strany budou spokojené. Lidé budou na projektu rádi pracovat a budou do něj investovat více kreativního času, protože budou cítit, že to dává smysl. Špatná definice rozsahu projektu vede k názoru, že na ničem nezáleží, protože to stejně nebude fungovat dobře.
A konečně, výsledky vašeho projektu budou kvalitnější. Výsledky jsou přímým důsledkem činností, které provádíte. Pokud mají aktivity dobrý plán a popis, je pravděpodobnější, že budou následovat dobré výsledky.
Závěr
Máte zde plán, jak přistupovat k tvorbě rozsahu projektu. Samozřejmě to není vše, co budete k úspěchu potřebovat, ale doufejme, že vám to poskytne důležité vodítko, které vám ukáže správný směr.
Dále se podívejte na nejlepší šablony projektové charty pro hladký začátek vašeho projektu.