Organizace každodenních úkolů a plánů je s digitálním plánovačem snadnější. Naštěstí nemusíte utrácet peníze za specializovanou aplikaci ani se trápit s komplikovaným softwarem – Tabulky Google to zvládnou hravě.
Vytvoření digitálního plánovače v Tabulkách Google je jednoduché a intuitivní. Ať už si plánujete osobní nebo pracovní aktivity, najdete v nich vše potřebné pro udržení pořádku a přehledu o svých povinnostech.
Krok 1: Příprava tabulky Google
Pro úpravu listu ponecháme pouze sloupce a řádky potřebné pro denní plánovač, ostatní odstraníme. Tento krok lze provést i později. Postupujte následovně:
- Otevřete novou prázdnou tabulku Google.
- Vyberte první sloupec, který chcete smazat (např. sloupec H) a stiskněte Ctrl + Shift + šipka vpravo pro označení všech sloupců napravo.
- Klikněte pravým tlačítkem myši do označené oblasti a zvolte Odstranit sloupce.
- Vyberte první řádek, který chcete smazat (např. řádek 35) a stiskněte Ctrl + Shift + šipka dolů pro označení všech řádků pod ním.
- Klikněte pravým tlačítkem myši do označené oblasti a vyberte Odstranit řádky.
Krok 2: Přidání textu do digitálního plánovače
Nyní do digitálního plánovače vložíme text. To zahrnuje popisky pro záhlaví, datum, hlavní priority, seznam úkolů, poznámky a časové bloky pro plánování dne.
V tomto digitálním plánovači budeme používat hodinové časové bloky od 6:00 do 22:00. Ke každému úkolu přidáme zaškrtávací políčka, výběr data a z data extrahujeme název dne v týdnu.
- Přidejte text pro označení jednotlivých částí plánovače (jak je zobrazeno na obrázku níže).
- Do buňky B6 napište 6:00. Všimněte si, že se automaticky změní na 6:00.
- S vybranou buňkou B6 umístěte kurzor do pravého dolního rohu buňky, aby se změnil na symbol plus.
- Klikněte a táhněte kurzorem dolů do buňky B22, čímž se čas rozšíří do 22:00.
- Vyberte první buňku, která bude obsahovat zaškrtávací políčko pro seznam úkolů. Přejděte na kartu Vložit a z rozevírací nabídky vyberte Zaškrtávací políčko.
- Kliknutím a tažením pravého dolního rohu buňky dolů zkopírujte zaškrtávací políčko do dalších buněk.
- Vyberte buňku, kam chcete přidat výběr data, přejděte na kartu Data a vyberte Ověření dat.
- V pravém panelu, který se objeví, klikněte na Přidat pravidlo.
- V sekci Kritéria vyberte možnost Je platné datum. Pokud jsou data neplatná, odmítněte vstup. Změny uložte kliknutím na Hotovo.
- Vyberte buňku pro zobrazení názvu dne v týdnu. Zadejte následující vzorec pro získání názvu dne v týdnu z data, kde C2 je buňka s výběrem data:
=UPPER(TEXT(C2; "dddd"))
Pokud není vybráno žádné datum, jako výchozí název dne v týdnu se zobrazí Sobota (jak ukazuje obrázek výše).
Krok 3: Úprava vzhledu digitálního plánovače
V tuto chvíli vypadá digitální plánovač poměrně nudně a jednoduše. Aby vypadal lépe, použijeme několik tipů pro formátování Tabulek Google.
To zahrnuje úpravu šířky buněk, sloučení buněk, použití ohraničení a přidání barev. Skryjeme také mřížku a upravíme vzhled textu pro čistší design.
- Upravte šířku sloupců dle obrázku níže nebo podle vlastních preferencí.
- V sekci plánování vyberte buňky, klikněte na ikonu Ohraničení a vyberte Všechna ohraničení.
- Vyberte buňku v sekci nejvyšší priority, klikněte na ikonu Ohraničení a vyberte Dolní ohraničení.
- Kliknutím a tažením z pravého dolního rohu buňky použijte spodní ohraničení na ostatní buňky. Totéž proveďte v sekci seznamu úkolů.
- Vyberte buňky záhlaví, jak je znázorněno níže, a klikněte na ikonu Sloučit buňky.
- Opakujte předchozí krok pro sloučení všech níže zvýrazněných částí.
- U vybrané buňky poznámek (jak je znázorněno níže) nastavte Svislé zarovnání na Horní a Zalamování textu na Zalamovat. Zajistíte tak, že poznámky začnou nahoře a úhledně se vejdou do buňky.
- Přejděte na Zobrazit, Zobrazit a zrušte zaškrtnutí u položky Mřížka pro její skrytí.
- Vyberte buňky, které chcete obarvit, klikněte na ikonu Barva výplně a vyberte barvu. V sekci plánování můžete použít střídavé barvy.
- Vyberte buňky s textem a změňte jejich písmo, velikost písma, zarovnání a barvu.
Krok 4: Použití podmíněného formátování v digitálním plánovači
V tomto plánovači použijeme přeškrtnutí dokončených úkolů v seznamu úkolů. Pomůže vám to na první pohled vidět, co je hotové a co zbývá na další den.
- V sekci seznamu úkolů označte buňky vedle zaškrtávacích políček.
- Přejděte na kartu Formát a vyberte Podmíněné formátování.
- V části Pravidla formátu vyberte možnost Vlastní vzorec je.
- Do pole pro vzorec vložte následující, abyste ověřili, zda je zaškrtávací políčko v buňce E12 zaškrtnuté:
=$E12=PRAVDA
Protože se jedná o relativní odkaz na buňku, automaticky se upraví tak, aby odpovídal každé označené buňce.
- Nastavte formátování textu na Přeškrtnuté bez barvy výplně.
- Pro uložení změn klikněte na Hotovo.
Zde je podmíněné formátování v akci.
Tipy pro správu a aktualizaci digitálního plánovače v Tabulkách Google
Jakmile vytvoříte svůj digitální plánovač v Tabulkách Google, je důležité udržovat ho uspořádaný a snadno aktualizovatelný. Zde je několik užitečných tipů, které je dobré zvážit:
1. Uložení designu jako šablony
Po vylepšení designu plánovače přejmenujte sešit Tabulek Google na „Šablona denního plánovače“.
Na začátku nového měsíce vytvořte kopii této šablony – přejděte na kartu Soubor a vyberte Vytvořit kopii. Získáte tak vždy čistý start a máte možnost uchovávat staré záznamy pro budoucí použití.
2. Zachování listu „Den 0“ v šabloně
Umístěte nedotčenou verzi denního plánovače na začátek sešitu. Chcete-li naplánovat nový den, zkopírujte list „Den 0“, pojmenujte jej datem a začněte plánovat.
3. Využití barevného kódování pro přehlednost
Barevné kódování úkolů vám umožní rychle posoudit jejich kategorie, priority nebo postup. Například pro barevné kódování podle kategorií můžete použít modrou pro pracovní úkoly, oranžovou pro osobní záležitosti a růžovou pro schůzky či setkání.
Můžete to dělat ručně nebo použít podmíněné formátování pro automatizaci procesu na základě konkrétních kritérií.
Udržte si soustředění s jednoduchým digitálním plánovačem v Tabulkách Google
Používání digitálního plánovače v Tabulkách Google zefektivňuje práci a pomáhá vám udržet si organizaci a soustředění. Nyní, když znáte kroky pro jeho vytvoření od začátku, pusťte se do toho a vytvořte si vlastní. Klíč k dosažení vašich cílů začíná zde.